Wynagrodzenia 2023. Rozliczanie płac w praktyce

Izabela Nowacka

ekonomistka, od wielu lat zajmuje się tematyką wynagrodzeń i rozliczaniem płac

Wstęp

Ustalenie wysokości wynagrodzenia, a także innych świadczeń pracowniczych, oraz sporządzenie listy płac często sprawiają kłopoty służbom kadrowo-płacowym. W 2022 r. w związku z wejściem w życie zmian podatkowych wprowadzonych w ramach tzw. Polskiego Ładu dodatkowo przygotowanie listy płac było utrudnione.

KUP WYDANIE PAPIEROWE>>>

Od 1 stycznia 2023 r. skala podatkowa nadal pozostaje bez zmian, jednak zmienił się sposób odliczania kwoty zmniejszającej podatek. Zmieniły się też zasady składania wniosków dla celów obliczania zaliczek, oświadczeń, w tym PIT-2. Pracownicy uzyskali prawo do wnioskowania o niepobieranie miesięcznych zaliczek na podatek, po spełnieniu określonych warunków.

W niniejszym poradniku wyjaśniamy kwestie związane z obliczaniem wynagrodzenia za okresy nieobecności w pracy, takie jak urlopy wypoczynkowe, okolicznościowe itp. Omówimy także zasady dokonywania potrąceń z wynagrodzenia za pracę oraz sporządzanie listy płac w różnych konfiguracjach, zarówno dla pracowników, jak i zleceniobiorców, z uwzględnieniem najważniejszych zmian, które obowiązują od 1 stycznia 2023 r.

Książka uwzględnia też zmiany w zakresie minimalnego wynagrodzenia za pracę, które wzrastało w tym roku dwukrotnie – od 1 stycznia oraz od 1 lipca 2023 r.

I. Ustalanie wynagrodzenia za pracę

Wynagrodzenie za pracę jest to wypłacane okresowo świadczenie za umówioną pracę. Jest ono ustalane odpowiednio do rodzaju, ilości i jakości wykonywanych zadań, a także stosownie do kwalifikacji pracownika. Powinno zawierać wszystkie składniki przewidziane w przepisach Kodeksu pracy bądź przepisach odrębnych ustaw, a także w przepisach wewnątrzzakładowych oraz w umowie o pracę (uchwała Sądu Najwyższego z 30 grudnia 1986 r., III PZP 42/86, OSNC 1987/8/106).

Wynagrodzenie może się składać z różnych składników – stałych lub zmiennych.

Warunki wynagradzania za pracę i przyznawania innych świadczeń związanych z pracą ustalają:

● Kodeks pracy, układy zbiorowe pracy (art. 77¹ ustawy – Kodeks pracy; dalej: k.p.),

● regulaminy wynagradzania (art. 77² k.p.),

● umowy o pracę.

Pracodawca zatrudniający:

● co najmniej 50 pracowników, nieobjętych zakładowym układem zbiorowym pracy ani ponadzakładowym układem zbiorowym pracy, ustala warunki wynagradzania za pracę w regulaminie wynagradzania,

● mniej niż 50 pracowników, nieobjętych zakładowym układem zbiorowym pracy ani ponadzakładowym układem zbiorowym pracy, może ustalić warunki wynagradzania za pracę w regulaminie wynagradzania,

● co najmniej 20 i mniej niż 50 pracowników, nieobjętych zakładowym układem zbiorowym pracy ani ponadzakładowym układem zbiorowym pracy, ustala warunki wynagradzania za pracę w regulaminie wynagradzania, jeżeli zakładowa organizacja związkowa wystąpi z wnioskiem o jego ustalenie.

Podstawowym aktem prawnym regulującym zagadnienia związane z wynagrodzeniem za pracę jest Kodeks pracy. Ogranicza on jednak swoje postanowienia do:

● przekazania pracodawcy kompetencji w zakresie określenia zasad wynagradzania za pracę,

● wskazania kryteriów, jakimi jest zobowiązany kierować się pracodawca, ustalając zasady wynagradzania,

● wskazania sytuacji, w których pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia pomimo nieświadczenia pracy, oraz sposobów obliczania takiego wynagrodzenia,

● ustanowienia norm ochronnych dla wynagrodzenia za pracę (np. zakaz zrzekania się prawa do wynagrodzenia, zakaz potrąceń ponad ustaloną granicę, minimalna częstotliwość wypłaty, minimalna wysokość wynagrodzenia), ustanowienia obligatoryjnych składników wynagrodzenia (np. dodatku za pracę w nocy, za pracę w godzinach nadliczbowych),

● wskazania zasad ustalania i wypłacania należności z tytułu podróży służbowej.

Pozostałe zasady wynagradzania w firmie powinny określać regulaminy wynagradzania, układy zbiorowe oraz umowy o pracę.

Wynagrodzenie za pracę podlega ochronie, która przejawia się m.in. w zobowiązaniu pracodawcy do wypłacania wynagrodzenia systematycznie i terminowo.

Wypłaty wynagrodzenia za pracę dokonuje się co najmniej raz w miesiącu, w stałym i ustalonym z góry terminie. Wynagrodzenie za pracę płatne raz w miesiącu wypłaca się z dołu, niezwłocznie po ustaleniu jego pełnej wysokości, nie później jednak niż w ciągu pierwszych 10 dni następnego miesiąca kalendarzowego.

Składniki wynagrodzenia za pracę, przysługujące pracownikowi za okresy dłuższe niż 1 miesiąc (np. za kwartał, półrocze, rok), wypłaca się z dołu w terminach określonych w przepisach prawa pracy (np. regulaminie pracy). Informację o terminie wypłat pracodawca umieszcza w:

● układzie zbiorowym pracy lub

● regulaminie pracy – jeżeli jest obowiązany do jego utworzenia, tj. zatrudnia co najmniej 50 pracowników,

● piśmie o warunkach zatrudnienia wręczanym pracownikowi na podstawie art. 29 § 3 k.p., jeżeli pracodawca nie ma regulaminu pracy.

Termin wypłaty wynagrodzeń powinien być określony jako konkretny dzień. Może to być ostatni dzień miesiąca za dany miesiąc lub dzień miesiąca następnego, np. 5, 7 czy 10 dzień. Termin powinien być stały, oznaczony.

W przypadku rozwiązania z pracownikiem umowy o pracę przed ustalonym w zakładzie pracy terminem wypłaty wynagrodzeń – np. w trakcie miesiąca lub w ostatnim dniu miesiąca, gdy płace są realizowane w miesiącu następnym – należne wynagrodzenie za pracę wraz z pozostałymi świadczeniami, jak: ekwiwalent pieniężny za niewykorzystany urlop, odprawy (emerytalna, rentowa, pieniężna z tytułu zwolnień grupowych, odszkodowanie z tytułu skróconego okresu wypowiedzenia), powinny być wypłacone w dniu ustania stosunku pracy. Dniem wymagalności tych świadczeń, a więc i terminem ich spełnienia (wypłaty), jest dzień, w którym kończy się zatrudnienie. Przez ten fakt dochodzi do zerwania więzi prawnej między stronami i to zobowiązuje je do wzajemnego rozliczenia się z obowiązków wynikających z rozwiązanej umowy, w tym finansowych.

Wypłaty wynagrodzenia dokonuje się w formie pieniężnej. Częściowe spełnienie wynagrodzenia w innej formie niż pieniężna jest dopuszczalne tylko wówczas, gdy przewidują to ustawowe przepisy prawa pracy lub układ zbiorowy pracy (art. 86 § 2 k.p.).

Wypłata wynagrodzenia jest dokonywana na wskazany przez pracownika rachunek płatniczy, chyba że pracownik złożył w postaci papierowej lub elektronicznej wniosek o wypłatę do rąk własnych. Oznacza to, że wynagrodzenia są wpłacane na konto pracownika z urzędu, a gdyby ten wybrał jednak formę gotówkową, to musi złożyć pisemną dyspozycję w tej sprawie.

Wypłata wynagrodzenia bezgotówkowo skutkuje tym, że pracodawca ma prawo zażądać numeru rachunku płatniczego, na który będzie dokonywał wypłaty wynagrodzenia (jeżeli pracownik nie złoży wniosku o wypłatę do rąk własnych). Jest to dodatkowa informacja, którą trzeba pracodawcy udostępnić oprócz numeru PESEL i innych danych osobowych, a także imion i nazwisk oraz dat urodzenia dzieci – jeżeli podanie takich danych jest konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy.

Przy formie bezgotówkowej wynagrodzenie pracownika musi być obliczone i przekazane odpowiednio wcześniej, tak aby w dniu wypłaty, ustalonym np. w regulaminie pracy, wpłynęło na konto pracownika. Zatem trzeba odpowiednio wcześniej złożyć dyspozycję przelewu, uwzględniając czas na rozliczenia międzybankowe.

1. Pensja podstawowa

Wynagrodzenie pracownika może składać się z wielu elementów. Najczęściej spotykanym systemem jest wypłata pensji podstawowej oraz ewentualnych dodatków.

1.1. Wynagrodzenie zasadnicze

Wynagrodzenie zasadnicze jest najważniejszym, stałym i obligatoryjnym składnikiem wynagrodzenia. Pracownik musi je otrzymywać regularnie, w stałych odstępach czasu. Należy jednak podkreślić, że wynagrodzenie zasadnicze nie musi odpowiadać stawce minimalnego wynagrodzenia za pracę.

Jego wysokość zależy od:

● kategorii zaszeregowania pracownika,

● rodzaju i ilości wykonywanej pracy,

● zajmowanego stanowiska,

● pełnionej funkcji.

Nie bez znaczenia pozostaje tu również system wynagradzania stosowany przez pracodawcę.

Wynagrodzenie zasadnicze wynika z przyjętego w zakładzie pracy systemu wynagradzania:

● czasowego,

● akordowego,

● prowizyjnego.

System czasowy wynika z wynagradzania za efektywny czas pracy oraz kategorii osobistego zaszeregowania. Wynagrodzenie zasadnicze w systemie czasowym może być określane w stawce miesięcznej lub godzinowej.

System akordowy wynika z wynagradzania za efekty pracy. W tym systemie wynagrodzenie zależy od wydajności pracy indywidualnego pracownika lub zespołu pracowników, uzyskanej w jednostce czasu, oraz stawek płac wynikających z kategorii zaszeregowania danej pracy.

System wynagradzania prowizyjnego to wysokość wynagrodzenia uzależniona np. od wielkości uzyskanego obrotu, wartości zawartych umów z kontrahentami czy ściągniętych należności. Nie ma tutaj określonego górnego pułapu wynagrodzenia, określona jest tylko stawka prowizji.

Oprócz podstawowych systemów wynagradzania często w firmach występują systemy mieszane, np. czasowo-akordowy czy czasowo-prowizyjny, w których płaca zasadnicza jest sumą stawek.

1.2. Wynagrodzenie za część miesiąca

Tryb naliczania wynagrodzenia za część miesiąca regulują przepisy rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 29 maja 1996 r. w sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy oraz wynagrodzenia stanowiącego podstawę obliczania odszkodowań, odpraw, dodatków wyrównawczych do wynagrodzenia oraz innych należności przewidzianych w Kodeksie pracy (dalej: rozporządzenie z 29 maja 1996 r.).

Rozporządzenie to rozróżnia 2 sposoby ustalania wynagrodzenia za przepracowaną część miesiąca w zależności od tego, czy absencja pracownika spowodowana jest chorobą czy inną usprawiedliwioną przyczyną.

Nieobecności, za które pracownikowi przysługuje wynagrodzenie za czas niezdolności do pracy płatne przez pracodawcę bądź świadczone z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa, wymagają zastosowania dzielnika 30 (średnia arytmetyczna dni kalendarzowych w miesiącu). Natomiast nieobecności spowodowane przyczynami innymi niż powyższe powinny być rozliczane według roboczo­godzin.

1.2.1. Choroba, opieka, urlop macierzyński

Aby obliczyć wynagrodzenie ustalone w stawce miesięcznej w stałej wysokości za czas przepracowany, jeżeli pracownik za część miesiąca otrzymał wynagrodzenie chorobowe, należy:

Krok 1. miesięczną stawkę wynagrodzenia podzielić przez 30;

Krok 2. otrzymaną kwotę pomnożyć przez liczbę dni wskazanych w zaświadczeniu lekarskim o czasowej niezdolności do pracy wskutek choroby;

Krok 3. obliczoną kwotę wynagrodzenia odjąć od wynagrodzenia przysługującego za cały miesiąc (§ 11 rozporządzenia z 29 maja 1996 r.).

Powyższy mechanizm naliczeń należy również stosować, aby ustalić wynagrodzenie za przepracowaną część miesiąca, podczas gdy przez jego resztę pracownik pobierał zasiłek przewidziany w przepisach o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa lub w przepisach o ubezpieczeniu społecznym z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych, tj. zasiłek chorobowy, opiekuńczy, macierzyński oraz świadczenie rehabilitacyjne.

Metoda ustalania wynagrodzenia za przepracowaną część miesiąca, w przypadku gdy przez pozostałą jego część pracownik przebywał na zwolnieniu lekarskim, jest taka sama, bez względu na liczbę dni miesiąca. Pozostaje ona w ścisłym powiązaniu z regulacją dotyczącą sposobu obliczania zasiłku chorobowego. Podstawą wymiaru zasiłku za jeden dzień niezdolności do pracy jest bowiem 1/30 przyjmowanego wynagrodzenia, niezależnie od liczby dni kalendarzowych w danym miesiącu, a pensja ustalona w stałej miesięcznej stawce przysługuje w tej samej kwocie, zarówno gdy miesiąc ma 28, jak i 31 dni.

Aby obliczyć wynagrodzenie za czas przepracowany, gdy miesiąc ma 31 dni, a pracownik przez jego część przebywał na zwolnieniu lekarskim, należy także stosować zasadę zawartą w rozporządzeniu, w myśl której stałą płacę miesięczną dzieli się przez 30, a nie przez 31 dni.

Jeśli w miesiącu, który ma 31 dni, pracownik przez 30 dni chorował, a przez 1 dzień pracował, przysługuje mu wynagrodzenie za ten 1 dzień.

1.2.2. Wynagrodzenie za nieobecność z innych przyczyn niż choroba

Aby ustalić wysokość pensji za czas przepracowany, jeśli w trakcie miesiąca pracownik był nieobecny w pracy z innych przyczyn niż choroba i za czas tej niezdolności nie zachowuje prawa do wynagrodzenia, należy korzystać z regulacji zawartych w § 12 rozporządzenia z 29 maja 1996 r.

Zgodnie z tymi regulacjami należy:

Krok 1. miesięczną stawkę wynagrodzenia ustaloną w stałej wysokości podzielić przez liczbę godzin przypadających do przepracowania w danym miesiącu;

Krok 2. następnie otrzymaną kwotę pomnożyć przez liczbę godzin nieobecności pracownika w pracy z tych przyczyn;

Krok 3. tak obliczoną kwotę wynagrodzenia odjąć od wynagrodzenia przysługującego za cały miesiąc.

Powyższy schemat obliczeń przeznaczony jest do ustalania wynagrodzenia za czas przepracowany, gdy przez część miesiąca pracownik przebywał np. na urlopie bezpłatnym lub wychowawczym, miał nieobecność nieusprawiedliwioną oraz w sytuacji nawiązania bądź rozwiązania stosunku pracy w trakcie miesiąca.

1.3. Choroba i inna nieobecność w jednym miesiącu

W przypadku gdy pracownik w trakcie jednego miesiąca korzystał ze zwolnienia lekarskiego oraz przebywał np. na urlopie wychowawczym, stosuje się oba określone w przepisach rozporządzenia z 29 maja 1996 r. sposoby obliczania wynagrodzenia za część miesiąca – osobno dla każdego rodzaju nieobecności. W takiej sytuacji ustalenie wynagrodzenia za czas przepracowany polega na:

Krok 1. ustaleniu kwoty zmniejszenia miesięcznej pensji o czas zwolnienia lekarskiego,

Krok 2. ustaleniu kwoty zmniejszenia miesięcznej pensji o czas urlopu wychowawczego bądź innej usprawiedliwionej nieobecności,

Krok 3. odjęciu ustalonych kwot od płacy przysługującej za cały miesiąc.

1.3.1. Zero dni pracy a wynagrodzenie

Zdarza się, że zwolnienie lekarskie lub wniosek o zasiłek opiekuńczy pracownika obejmuje jedynie dni robocze. W efekcie poza zaświadczeniem ZUS ZLA/wnioskiem są tylko dni wolne (soboty, niedziele, święta). W związku z tym nasuwają się wątpliwości, czy w przypadku nieprzepracowania ani jednego dnia ze swojego wymiaru pracownik miał w ogóle prawo do wynagrodzenia określonego w stawce miesięcznej.

Otóż nie. Wynagrodzenie przysługuje bowiem za pracę wykonaną. Zaś wynagrodzenie częściowe w przypadku prawa do zasiłków oblicza się według § 11 rozporządzenia z 29 maja 1996 r., ale za „przepracowaną część miesiąca”. Aby zastosować wzór z użyciem podzielnika 30, pracownik musiałby przepracować chociaż 1 dzień. Zatem, zero dni pracy to brak prawa do wynagrodzenia, chyba że pracodawca postąpiłby na korzyść podwładnych i wypłacił część pensji za dni wolne.

II. Wynagrodzenie za czas nieobecności w pracy

Za czas nieobecności w pracy pracownikowi także przysługuje wynagrodzenie. Jednak w zależności od rodzaju tej nieobecności jest ono wyliczane według różnych zasad. Inaczej oblicza się np. wynagrodzenie za urlop wypoczynkowy, a inaczej wynagrodzenie za czas przestoju. Odrębne zasady obowiązują także przy obliczaniu wynagrodzenia za czas choroby.

1. Wynagrodzenie za czas urlopu wypoczynkowego

Każdy pracownik ma prawo do urlopu wypoczynkowego. Za czas tej nieobecności przysługuje mu wynagrodzenie, jakie otrzymywałby, gdyby w tym czasie normalnie pracował. W przypadku stałej pensji obliczenie jest proste. Problem pojawia się, gdy pracownik otrzymuje zmienne składniki wynagrodzenia. Zasady ustalania wynagrodzenia urlopowego określa rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop (dalej: rozporządzenie urlopowe).

1.1. Podstawa wymiaru wynagrodzenia za czas urlopu wypoczynkowego

W wynagrodzeniu urlopowym nie uwzględnia się składników wynagrodzenia i świadczeń, które mają charakter jednorazowy, nieperiodyczny lub przysługują z tytułu np. rozwiązania umowy o pracę.

A zatem przy ustalaniu jego wysokości nie należy brać pod uwagę:

● jednorazowych lub nieperiodycznych wypłat za spełnienie określonego zadania bądź za określone osiągnięcie (np. nagrody),

● wynagrodzenia za czas gotowości do pracy oraz za czas niezawinionego przez pracownika przestoju,

● gratyfikacji (nagród) jubileuszowych,

● wynagrodzenia za czas urlopu wypoczynkowego, a także za czas innej usprawiedliwionej nieobecności w pracy,

● ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy,

● dodatkowego wynagrodzenia radcy prawnego z tytułu zastępstwa sądowego,

● wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy wskutek choroby lub odosobnienia w związku z chorobą zakaźną,

● kwoty wyrównania do wynagrodzenia za pracę do wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę,

● nagród z zakładowego funduszu nagród, dodatkowego wynagrodzenia rocznego, należności przysługujących z tytułu udziału w zysku lub w nadwyżce bilansowej,

● odpraw emerytalnych lub rentowych albo innych odpraw pieniężnych,

● wynagrodzenia i odszkodowania przysługującego w razie rozwiązania stosunku pracy

– § 6 rozporządzenia urlopowego.

Powyższy katalog jest zamknięty, a zatem wszystkie inne składniki wynagrodzenia za pracę oraz wypłaty ze stosunku pracy należy uwzględnić przy obliczaniu wynagrodzenia urlopowego.

W wynagrodzeniu urlopowym powinny zostać ujęte wszystkie inne niż wymienione powyżej (wyłączone) składniki wynagrodzenia, pod warunkiem że przysługują one w okresie korzystania przez pracownika z urlopu.

Przy ustalaniu wynagrodzenia urlopowego należy brać pod uwagę wszystkie składniki wynagrodzenia, które mają charakter stały, są wypłacane periodycznie i mają ścisły, bezpośredni związek z wykonywaną pracą.

Przy ustalaniu wynagrodzenia za urlop uwzględnia się zatem m.in.:

● wynagrodzenie zasadnicze,

● wynagrodzenie za pracę w godzinach nadliczbowych (przy 1-miesięcznym okresie rozliczeniowym),

● dodatek za pracę w porze nocnej,

● premie i nagrody periodyczne.

Przy obliczaniu wynagrodzenia urlopowego odrębne zasady stosuje się w stosunku do składników określonych w stawce miesięcznej w stałej wysokości i do określonych w zmiennej wysokości przysługujących za okresy nie dłuższe niż 1 miesiąc.

Składniki wynagrodzenia określone w stawce miesięcznej w stałej wysokości (miesięczne wynagrodzenie zasadnicze, dodatek funkcyjny, dodatek stażowy, stała miesięczna premia regulaminowa) uwzględnia się w wynagrodzeniu urlopowym w wysokości należnej pracownikowi w miesiącu wykorzystywania urlopu. Bez względu na długość urlopu pracownikowi przysługują za ten czas wszystkie składniki wynagrodzenia przyjęte w stawce miesięcznej w wysokości przewidzianej w umowie o pracę bądź w przepisach o wynagradzaniu obowiązujących u pracodawcy. W praktyce takie składniki są wypłacane w przysługujących stawkach, tak jak za normalną pracę, bez wliczania ich do podstawy wymiaru wynagrodzenia urlopowego.

Odmienne zasady obowiązują przy uwzględnianiu w podstawie urlopowej wynagrodzenia zmiennego. Składniki wynagrodzenia przysługujące za okresy nie dłuższe niż 1 miesiąc (wynagrodzenie określone stawką godzinową, akordową lub prowizyjne, wynagrodzenie za pracę w godzinach nadliczbowych i porze nocnej) uwzględnia się w łącznej wysokości wypłaconej pracownikowi w okresie 3 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu, a jeżeli ulegają znacznym wahaniom – liczo­ne maksymalnie z 12 miesięcy. Ustalone według powyższych zasad wynagrodzenie stanowi podstawę wynagrodzenia urlopowego.

W podstawie wynagrodzenia urlopowego nie uwzględnia się składników wynagrodzenia wypłacanych za okresy dłuższe niż 1 miesiąc (np. premia kwartalna, półroczna, roczna). Wypłaca się je w przyjętych terminach ich wypłaty.

W przypadku gdy w okresie, z którego ustalana jest podstawa wymiaru, nastąpiły zmiany w składnikach wynagrodzenia przysługujących za okresy nie dłuższe niż miesiąc lub nastąpiły zmiany w ich wysokości i zostały one wprowadzone przed rozpoczęciem urlopu lub w miesiącu jego rozpoczęcia, podstawę wymiaru wynagrodzenia urlopowego należy ustalić ponownie z uwzględnieniem tych zmian (§ 10 rozporządzenia urlopowego).

Jeśli więc w trakcie urlopu pracownik utracił prawo do jakiegoś składnika wynagrodzenia, to od dnia utraty do niego prawa nie może być on brany pod uwagę przy obliczaniu wynagrodzenia za okres urlopu, pomimo że występował w czasie, z którego ustala się podstawę wymiaru wynagrodzenia urlopowego. Gdyby pracownik pracował, zamiast wykorzystywać urlop, to nie otrzymałby już tego składnika.

Szczególne zasady stosuje się również, gdy w okresie, z którego ustalana jest podstawa wymiaru wynagrodzenia urlopowego, pracownik np. dłużej chorował lub był na urlopie bezpłatnym. Jeśli przez cały okres przyjęty do ustalenia podstawy wymiaru, poprzedzający miesiąc wykorzystywania urlopu wypoczynkowego lub przez okres krótszy, lecz obejmujący pełny miesiąc kalendarzowy (lub pełne miesiące kalendarzowe), pracownikowi nie przysługiwało wynagrodzenie za okresy nie dłuższe niż miesiąc, przy ustalaniu podstawy wymiaru uwzględnia się najbliższe miesiące, za które pracownikowi należało się takie wynagrodzenie (§ 11 rozporządzenia urlopowego).

1.1.1. Praca krótsza niż przez 3 miesiące

Nie zawsze można ustalić podstawę wymiaru wynagrodzenia urlopowego z pełnych 3 (12) miesięcy. Sytuacja taka będzie miała miejsce, gdy pracownik pracuje krócej niż okres, jaki powinien być przyjęty do podstawy wymiaru pensji za czas wypoczynku. W takim przypadku zmienne składniki za okresy nie dłuższe niż miesiąc należy uwzględnić w podstawie wymiaru w wysokości wypłaconej za okres faktycznie przepracowany.

1.2. Obliczanie wynagrodzenia za czas urlopu wypoczynkowego

W przypadku pracownika otrzymującego wynagrodzenie zmienne (akordowe, prowizyjne, zadaniowe) należy:

Krok 1. ustalić podstawę wymiaru wynagrodzenia urlopowego z 3 bądź maksymalnie z 12 miesięcy poprzedzających urlop;

Krok 2. określić liczbę godzin przepracowanych w okresie przyjmowanym do ustalania podstawy urlopowej;

Krok 3. ustalić stawkę za 1 godzinę urlopu (podstawę wymiaru urlopu dzieli się przez liczbę godzin przepracowanych przez pracownika w okresie, z którego ustala się to wynagrodzenie);

Krok 4. pomnożyć stawkę za 1 godzinę urlopu przez liczbę godzin urlopu.

2. Wynagrodzenie za czas urlopu okolicznościowego

Urlop okolicznościowy to zwolnienie pracownika od obowiązku świadczenia pracy udzielane pracownikowi w szczególnych przypadkach. Mimo potocznego posługiwania się zwrotem „urlop okolicznościowy”, dni te nie są urlopem w rozumieniu przepisów Kodeksu pracy.

Zwolnienia tego typu, w przeciwieństwie do urlopów wypoczynkowych, udzielane są na dni. Nieobecność pracownika w danym dniu powoduje obniżenie jego wymiaru czasu pracy o liczbę godzin, jaką pracownik miał przepracować w tym dniu zgodnie z harmonogramem.

2.1. Podstawa wymiaru i obliczanie wynagrodzenia za czas urlopu okolicznościowego

Aby ustalić wynagrodzenie za czas zwolnień od pracy, za które pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia, należy zastosować zasady obowiązujące przy określaniu wysokości wynagrodzenia urlopowego, jednak z pewnymi wyjątkami.

A zatem wynagrodzenie za czas urlopu okolicznościowego ustala się z wyłączeniem tych samych składników jak przy wynagrodzeniu urlopowym (§ 6 rozporządzenia urlopowego).

Sposób ustalania wynagrodzenia za czas urlopu okolicznościowego zależy przede wszystkim od systemu wynagradzania, w jakim zatrudniony jest pracownik. Inaczej należy postąpić w sytuacji, gdy na wynagrodzenie pracownika składają się stałe elementy pensji, a inaczej, gdy pracownik otrzymuje zmienne składniki.

Składniki wynagrodzenia ustalane w zmiennej wysokości oblicza się wyłącznie z miesiąca, w którym przypadło zwolnienie od pracy (a nie jak przy obliczaniu wynagrodzenia za urlop w wysokości wypłaconej w okresie 3 miesięcy poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu).

W sytuacji gdy pracownik otrzymuje wynagrodzenie zmienne określone w stawce akordowej, prowizyjnej bądź zadaniowej, wówczas, aby obliczyć wynagrodzenie za czas urlopu okolicznościowego, należy:

Krok 1. ustalić zmienne składniki wynagrodzenia z miesiąca korzystania z urlopu okolicznościowego – trzeba sumować wynagrodzenia zmienne;

Krok 2. określić liczbę godzin faktycznie przepracowanych w miesiącu korzystania z urlopu okolicznościowego;

Krok 3. obliczyć stawkę wynagrodzenia za 1 godzinę pracy ze zmiennych składników wynagrodzenia – zmienne składniki wynagrodzenia z miesiąca korzystania z urlopu okolicznościowego trzeba podzielić przez liczbę godzin faktycznie przepracowanych w tym miesiącu;

Krok 4. ustalić wynagrodzenie za czas urlopu okolicznościowego ze zmiennych składników wynagrodzenia – stawkę godzinową ze zmiennych składników wynagrodzenia trzeba pomnożyć przez liczbę godzin wyznaczonych pracownikowi do przepracowania w dniu, w którym korzystał z urlopu okolicznościowego.

Dla pracowników, którzy w miesiącu korzystania z urlopu okolicznościowego mają prawo do stałych i zmiennych elementów pensji, wynagrodzenie jest sumą pensji za urlop okolicznościowy ze zmiennych składników oraz wynagrodzenia w stałej miesięcznej stawce.

3. Wynagrodzenie za czas gotowości do pracy i przestoju

Pracownikowi za czas niewykonywania pracy, jeżeli był gotów do jej wykonywania, a doznał przeszkód z przyczyn dotyczących pracodawcy, przysługuje wynagrodzenie wynikające z jego osobistego zaszeregowania, określonego stawką godzinową lub miesięczną, a jeżeli taki składnik wynagrodzenia nie został wyodrębniony przy określaniu warunków wynagradzania – 60% wynagrodzenia. W każdym przypadku wynagrodzenie to nie może być jednak niższe od wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę (od 1 lipca 2023 r. –3600 zł). Gotowość do pracy to stan, w którym pracownik jest zdolny pod względem psychofizycznym do świadczenia pracy, ale ze względu na okoliczności od niego niezależne nie może pracy podjąć.

Z kolei przestój to nieplanowana i przejściowa przerwa w wykonywaniu pracy, spowodowana zaburzeniami w normalnym funkcjonowaniu zakładu pracy.

Pracownikowi za czas niewykonywania pracy przysługuje wynagrodzenie tylko wtedy, gdy jest gotów do jej wykonywania, a przestój następuje z przyczyn niezawinionych przez pracownika i jednocześnie dotyczących pracodawcy.

Za czas niewykonywania pracy wskutek niezawinionego przez pracownika przestoju pracownikowi przysługuje za pracę wykonaną wynagrodzenie wynikające z jego osobistego zaszeregowania (określonego stawką godzinową lub miesięczną), a jeżeli taki składnik wynagrodzenia nie został wyodrębniony przy określaniu warunków wynagradzania – 60% wynagrodzenia. Nie może to być jednak mniej, niż wynosi minimalne wynagrodzenie za pracę.

Jeżeli natomiast przestój został zawiniony przez pracownika, przysługuje mu wyłącznie wynagrodzenie za pracę rzeczywiście wykonaną.

3.1. Wynagrodzenie stałe

Jeżeli pracownikowi przysługuje wynagrodzenie wynikające z jego osobistego zaszeregowania, określonego stawką godzinową lub miesięczną, wówczas przy ustalaniu wynagrodzenia za przestój nie stosuje się zasad obowiązujących przy ustalaniu wynagrodzenia za urlop wypoczynkowy.

3.2. Wynagrodzenie zmienne

Jeżeli pracownik nie jest wynagradzany ani stawką godzinową, ani miesięczną, wówczas przysługuje mu za przestój 60% wynagrodzenia. W tym przypadku należy zastosować wytyczne, według których, licząc podstawę wynagrodzenia przestojowego, trzeba stosować zasady obowiązujące przy ustalaniu wynagrodzenia za urlop wypoczynkowy (§ 4 rozporządzenia z 29 maja 1996 r.).

Aby obliczyć wynagrodzenie za czas przestoju pracownika, który otrzymuje wynagrodzenie zmienne, należy:

Krok 1. ustalić podstawę wymiaru z okresu 3 bądź maksymalnie 12 miesięcy;

Krok 2. określić liczbę godzin przepracowanych w okresie przyjmowanym do ustalania podstawy wymiaru;

Krok 3. obliczyć stawkę wynagrodzenia za 1 godzinę pracy – wynagrodzenie ustalone jak za urlop dzieli się przez liczbę godzin przepracowanych przez pracownika w okresie, z którego ustala się to wynagrodzenie;

Krok 4. ustalić stawkę wynagrodzenia za 1 godzinę przestoju – z otrzymanej stawki wylicza się 60%;

Krok 5. ustalić kwotę wynagrodzenia za czas przestoju – stawkę za godzinę przestoju trzeba pomnożyć przez liczbę godzin przestoju.

3.3. Wynagrodzenie wieloskładnikowe

W sytuacji gdy na pensję pracownika składa się wynagrodzenie wynikające z jego osobistego zaszeregowania, określonego stawką godzinową lub miesięczną, oraz zmienny element w postaci wynagrodzenia akordowego, prowizyjnego, zadaniowego czy nawet w postaci premii, wówczas przy ustalaniu wynagrodzenia przestojowego bierzemy jedynie pod uwagę stałe wynagrodzenie miesięczne lub godzinowe. W wynagrodzeniu tym nie uwzględnia się żadnych innych składników pensji, nawet jeśli faktycznie były co miesiąc wypłacane (z wyjątkiem dodatku funkcyjnego, którego przyjęcie jest tu dopuszczalne).

3.4. Powierzenie innej pracy

Pracodawca, który nie chce wypłacać pracownikom przysługującego im wynagrodzenia za czas przestoju, powinien powierzyć im po prostu inną pracę.

Jeżeli na czas przestoju pracodawca powierzy pracownikowi wykonanie innej pracy, wtedy należy mu się wynagrodzenie przewidziane za wyznaczoną pracę, ale nie niższe niż wynikające ze stawki osobistego zaszeregowania, lub 60% otrzymanego wynagrodzenia, jeśli stawka osobistego zaszeregowania nie została określona, oraz nie niższe od minimalnego wynagrodzenia. Jeżeli przestój nastąpił z winy pracownika, przysługuje mu wyłącznie wynagrodzenie przewidziane za wykonaną pracę.

4. Wynagrodzenie za czas niezdolności do pracy

Pracownik niezdolny do pracy z powodu choroby lub odosobnienia w związku z chorobą zakaźną, w okresie łącznie do 33 dni lub 14 dni (jeżeli pracownik ukończył 50 lat w roku kalendarzowym), zachowuje prawo do wynagrodzenia gwarantowanego. Jest to wynagrodzenie finansowane ze środków własnych pracodawcy (art. 92 k.p.). Na równi z niezdolnością do pracy z powodu choroby traktuje się niemożność wykonywania pracy m.in.:

1) w wyniku decyzji wydanej przez właściwy organ albo uprawniony podmiot na podstawie przepisów o zapobieganiu oraz zwalczaniu zakażeń i chorób zakaźnych u ludzi;

2) wskutek poddania się obowiązkowi kwarantanny, izolacji w warunkach domowych albo izolacji, o której mowa w przepisach o zapobieganiu oraz zwalczaniu zakażeń i chorób zakaźnych u ludzi;

3) wskutek poddania się niezbędnym badaniom lekarskim przewidzianym dla kandydatów na dawców komórek, tkanek i narządów.

Okres 33 dni niezdolności do pracy ustala się przez sumowanie poszczególnych okresów niezdolności do pracy występujących w danym roku kalendarzowym. Do tego limitu wlicza się wszystkie dni nieprzerwanej niezdolności do pracy, nawet jeśli występują między nimi przerwy. Długość ewentualnych przerw między kolejnymi okresami choroby oraz rodzaj schorzenia, na które cierpi dany pracownik po przerwie, nie mają w tym przypadku znaczenia.

Jeżeli w ciągu roku kalendarzowego niezdolność do pracy wskutek choroby lub odosobnienia w związku z chorobą zakaźną będzie trwała łącznie dłużej niż 33 dni lub 14 dni, wówczas, począwszy od 34 lub 15 dnia, pracownikowi będzie przysługiwał zasiłek chorobowy.

Jeżeli choroba przypada na przełomie roku, a 31 grudnia pracownik otrzymał:

● wynagrodzenie z art. 92 k.p. – to od 1 stycznia następnego roku nadal będzie ono mu przysługiwać w wymiarze do 33 dni lub 14 dni,

● zasiłek chorobowy – to od 1 stycznia do końca choroby nadal powinien go otrzymywać.

Gdyby zaś w niezdolności do pracy nastąpiła choćby 1-dniowa przerwa, pracownik nabywa prawo do wynagrodzenia za czas choroby ze środków pracodawcy.

4.1. Podstawa wymiaru wynagrodzenia chorobowego

Wynagrodzenie chorobowe oblicza się według zasad obowiązujących przy ustalaniu zasiłku chorobowego i wypłaca za każdy dzień niezdolności do pracy. Wynagrodzenie to nie ulega jednak obniżeniu w przypadku ograniczenia podstawy wymiaru zasiłku chorobowego.

Podstawę wymiaru wynagrodzenia chorobowego stanowi przeciętne miesięczne wynagrodzenie wypłacone za okres 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc, w którym powstała niezdolność do pracy. Za wynagrodzenie uważa się natomiast przychód stanowiący podstawę wymiaru składek na ubezpieczenie chorobowe, po odliczeniu składek na ubezpieczenia społeczne. Ustalając podstawę wynagrodzenia chorobowego, przychód stanowiący podstawę wymiaru składek społecznych pomniejsza się o 13,71% podstawy ich wymiaru.

Do podstawy wymiaru wynagrodzenia chorobowego nie wlicza się składników wynagrodzenia, które zgodnie z przepisami płacowymi obowiązującymi u danego pracodawcy nie ulegają zmniejszeniu za okresy choroby. W podstawie wymiaru nie uwzględnia się także tych składników, których wypłaty zaprzestano na podstawie postanowień aktów prawa wewnętrznego bądź które wypłacano do określonego terminu.

Tabela 1. Wliczanie składników wynagrodzenia do podstawy wymiaru wynagrodzenia chorobowego

Jeżeli w danym okresie pracownik nie osiągnął wynagrodzenia wskutek nieobecności w pracy z przyczyn usprawiedliwionych, przy ustalaniu podstawy wymiaru wynagrodzenia za czas choroby:

● wyłącza się wynagrodzenie za miesiące, w których przepracował mniej niż połowę obowiązującego go czasu pracy,

● przyjmuje się, po uzupełnieniu do pełnego miesiąca, wynagrodzenie z miesięcy, w których pracownik przepracował co najmniej połowę obowiązującego go czasu pracy.

Przeciętne miesięczne wynagrodzenie stanowiące podstawę wymiaru wynagrodzenia chorobowego ustala się przez podzielenie wynagrodzenia osiągniętego przez pracownika za okres 12 miesięcy poprzedzających miesiąc powstania niezdolności do pracy przez liczbę przyjętych miesięcy.

Jeżeli niezdolność do pracy powstała przed upływem pełnego miesiąca kalendarzowego, podstawę wymiaru wynagrodzenia za czas choroby stanowi wynagrodzenie, które pracownik osiągnąłby, gdyby przepracował cały miesiąc.

Podstawą wymiaru wynagrodzenia chorobowego za 1 dzień niezdolności do pracy jest 1/30 część wynagrodzenia stanowiącego jego podstawę wymiaru.

Za czas choroby pracownik zachowuje prawo do 80% wynagrodzenia, chyba że obowiązujące u danego pracodawcy przepisy przewidują wyższe wynagrodzenie z tego tytułu (np. w układzie zbiorowym czy umowie o pracę). Gdy jednak niezdolność do pracy jest wynikiem wypadku w drodze do pracy lub z pracy, poddania się niezbędnym badaniom lekarskim przewidzianym dla kandydatów na dawców komórek, tkanek i narządów oraz zabiegowi pobrania komórek, tkanek i narządów albo choroby przypadającej w okresie ciąży, za czas zwolnienia przysługuje 100% wynagrodzenia.

W razie zmiany umowy o pracę lub innego aktu, na podstawie którego powstał stosunek pracy, polegającej na zmianie wymiaru czasu pracy, podstawę wymiaru zasiłku chorobowego stanowi wynagrodzenie ustalone dla nowego wymiaru czasu pracy, jeżeli zmiana ta nastąpiła w miesiącu, w którym powstała niezdolność do pracy, lub w miesiącach poprzedzających (art. 40 ustawy zasiłkowej).

Podstawy wymiaru zasiłku nie ustala się̨ na nowo, jeżeli między okresami pobierania zasiłków zarówno tego samego rodzaju, jak i innego rodzaju nie było przerwy albo przerwa była krótsza niż miesiąc kalendarzowy.

III. Świadczenia za dodatkową pracę

W razie wykonywania przez pracownika dodatkowej pracy pracodawca jest zobowiązany albo udzielić mu za taką pracę czasu lub dnia wolnego, albo zapłacić dodatkowe wynagrodzenie.

1. Wynagrodzenie za pracę w godzinach nadliczbowych

Pracą w godzinach nadliczbowych jest praca wykonywana ponad obowiązujące pracownika normy czasu pracy, a także ponad przedłużony dobowy wymiar jego czasu pracy (art. 151 k.p.). Ponieważ wymaga zwiększonego wysiłku, jest też specjalnie wynagradzana.

Pracę w godzinach nadliczbowych można rekompensować pracownikowi dodatkowym wynagrodzeniem albo czasem wolnym (art. 151¹ i art. 151² k.p.).

1.1. Normalne wynagrodzenie

Za każdą godzinę pracy w godzinach nadliczbowych pracownikowi przysługuje zawsze normalne wynagrodzenie. Normalne wynagrodzenie to takie, które pracownik otrzymuje stale i systematycznie, a więc obejmujące wynagrodzenie zasadnicze wynikające ze stawki osobistego zaszeregowania oraz dodatkowe składniki wynagrodzenia o charakterze stałym, jeżeli na podstawie obowiązujących przepisów płacowych pracownik ma prawo do takich dodatkowych składników.

Tymi dodatkowymi składnikami o charakterze stałym są:

● dodatek stażowy,

● dodatek funkcyjny,

● dodatek za pracę w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze,

● premia regulaminowa, jeżeli ma ona stały charakter i nie jest uzależniona od uzyskania określonych konkretnych osiągnięć w pracy, nieobjętych zadaniami wykonywanymi w godzinach nadliczbowych.

Jeżeli wynagrodzenie pracownika ustalone jest w stałej stawce miesięcznej, wówczas, aby ustalić normalne wynagrodzenie za pracę w godzinach nadliczbowych, należy:

Krok 1. sumę wszystkich składników tego wynagrodzenia podzielić przez liczbę godzin przypadających do przepracowania w danym miesiącu, a następnie

Krok 2. tak otrzymane normalne wynagrodzenie za 1 godzinę pracy pomnożyć przez liczbę godzin nadliczbowych wypracowanych w danym miesiącu.

Jeśli pensja określona jest w stawce godzinowej, wówczas w celu ustalenia normalnego wynagrodzenia za pracę nadliczbową stawkę godzinową należy pomnożyć przez liczbę godzin przepracowanych nadliczbowo.

W sytuacji gdy pracownik nie ma wyodrębnionego stałego elementu pensji, a jego wynagrodzenie składa się jedynie ze zmiennych elementów (system prowizyjny, akordowy, zadaniowy), wówczas, aby ustalić normalne wynagrodzenie za pracę nadliczbową, nie dokonuje się żadnych przeliczeń. Normalnym wynagrodzeniem za godziny nadliczbowe jest po prostu pensja wypracowana w trakcie tych godzin, a wynikająca właśnie ze stawki akordowej, prowizyjnej lub zadaniowej pracownika.

1.2. Dodatek za pracę w godzinach nadliczbowych

Pracownikowi za pracę w godzinach nadliczbowych oprócz normalnego wynagrodzenia przysługuje również dodatek. Jego wysokość zależy od rodzaju czasu wolnego, poświęconego przez pracownika na wykonywanie tej dodatkowej pracy.

Tabela 2. Wysokość dodatku za pracę w godzinach nadliczbowych

Dodatek w wysokości 100% przysługuje także za każdą godzinę pracy nadliczbowej z tytułu przekroczenia przeciętnej tygodniowej normy czasu pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym, chyba że przekroczenie tej normy nastąpiło w wyniku pracy w godzinach nadliczbowych, które pracownikowi rozliczono czasem wolnym od pracy lub dodatkiem z tytułu przekroczenia normy dobowej czasu pracy.

Przy obliczaniu dodatku za pracę nadliczbową dla pracownika otrzymującego wynagrodzenie wynikające z osobistego zaszeregowania, określonego stawką miesięczną, stawkę miesięczną należy podzielić przez liczbę godzin przypadających do przepracowania w miesiącu, w którym wystąpiła praca nadliczbowa. Dodatek za godzinę pracy nadliczbowej stanowi odpowiednio 50% lub 100% tej stawki.

W sytuacji gdy pracownik nie ma wyodrębnionego wynagrodzenia wynikającego ze stawki jego zaszeregowania, określonego w stałej stawce miesięcznej lub godzinowej (system akordowy, prowizyjny), wówczas przy obliczaniu dodatku za pracę nadliczbową należy postępować zgodnie z zasadami obowiązującymi przy ustalaniu wynagrodzenia za urlop.

A zatem podstawę wyliczenia dodatku ustala się z 3 miesięcy (bądź maksymalnie 12 miesięcy w przypadku znacznego wahania składników) poprzedzających miesiąc świadczenia pracy w godzinach nadliczbowych.

Następnie, aby obliczyć należność za 1 godzinę pracy według zmiennych elementów pensji, wynagrodzenie ustalone jak za urlop dzieli się przez liczbę godzin przepracowanych przez pracownika w okresie, z którego ustala się to wynagrodzenie, a z otrzymanej w ten sposób stawki godzinowej wylicza się 60% tej stawki. Tak wyliczoną należność za 1 godzinę mnoży się przez wskaźnik przysługującego dodatku (50% bądź 100%) oraz liczbę godzin pracy nadliczbowej.

Jeśli na pensję pracownika składa się wynagrodzenie wynikające z jego osobistego zaszeregowania, określonego stawką godzinową lub miesięczną, oraz zmienny element w postaci wynagrodzenia akordowego, prowizyjnego czy nawet w postaci premii, wówczas przy ustalaniu dodatku za pracę nadliczbową bierze się pod uwagę jedynie stałe wynagrodzenie miesięczne lub godzinowe. W podstawie naliczania tego dodatku nie uwzględnia się natomiast żadnych innych składników pensji, nawet jeśli faktycznie były co miesiąc wypłacane. Pracownik ma bowiem wyodrębnione wynagrodzenie wynikające z jego zaszeregowania, określone stawką miesięczną bądź godzinową.

1.3. Wynagrodzenie za nadgodziny przy przekroczeniu normy średniotygodniowej

Pracownikowi z tytułu przekroczenia normy średniotygodniowej przysługuje normalne wynagrodzenie za pracę nadliczbową, a jeżeli pracownikowi nie został w zamian za tę pracę udzielony inny dzień wolny, to należy się również dodatek.

Normalne wynagrodzenie za pracę nadliczbową, będącą wynikiem przekroczenia średniotygodniowej normy czasu pracy, ustala się odrębnie dla każdego z miesięcy okresu rozliczeniowego. Sposób ustalania tego wynagrodzenia jest identyczny jak w przypadku nadgodzin dobowych.

Gdy wynagrodzenie pracownika ustalone jest w stałej stawce miesięcznej, wówczas, aby ustalić normalne wynagrodzenie za pracę w godzinach nadliczbowych, należy:

Krok 1. sumę wszystkich składników tego wynagrodzenia podzielić przez liczbę godzin przypadających do przepracowania w danym miesiącu, a następnie

Krok 2. tak otrzymane normalne wynagrodzenie za 1 godzinę pracy pomnożyć przez liczbę godzin nadliczbowych wypracowanych w danym miesiącu.

Jeśli wynagrodzenie określone jest w stawce godzinowej, w celu obliczenia normalnego wynagrodzenia za pracę nadliczbową należy stawkę godzinową pracownika wraz z ewentualnymi dodatkami pomnożyć przez liczbę godzin przepracowanych nadliczbowo.

Za każdą godzinę pracy nadliczbowej z tytułu przekroczenia przeciętnej tygodniowej normy czasu pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym przysługuje dodatek w wysokości 100% wynagrodzenia, chyba że przekroczenie tej normy nastąpiło w wyniku pracy w godzinach nadliczbowych, za które pracownikowi przysługuje prawo do dodatku z tytułu przekroczenia normy dobowej, w wysokości odpowiednio 50% albo 100% wynagrodzenia (art. 151¹ § 1 oraz § 2 k.p.).

Wynagrodzenie stanowiące podstawę obliczania dodatku za godziny nadliczbowe obejmuje wynagrodzenie pracownika wynikające z jego osobistego zaszeregowania określonego stawką godzinową lub miesięczną, a jeżeli taki składnik wynagrodzenia nie został wyodrębniony przy określaniu warunków wynagradzania – 60% wynagrodzenia ustalanego zgodnie z zasadami obowiązującymi przy ustalaniu wynagrodzenia za urlop wypoczynkowy (art. 151¹ § 3 k.p.).

Zasady obliczania dodatku za pracę w godzinach nadliczbowych regulują § 4 i § 4a rozporządzenia z 29 maja 1996 r. Podstawę obliczenia dodatku z tytułu pracy w godzinach nadliczbowych, w przypadku pracowników otrzymujących wynagrodzenie wynikające z osobistego zaszeregowania określonego stawką godzinową, ustala się, dzieląc miesięczną stawkę wynagrodzenia przez liczbę godzin pracy przypadających do przepracowania w danym miesiącu.

Aby obliczyć dodatek do wynagrodzenia za nadgodziny z tytułu przekroczenia normy średniotygodniowej, miesięczną stawkę wynagrodzenia należy podzielić przez liczbę godzin przypadających do przepracowania w ostatnim miesiącu okresu rozliczeniowego (stanowisko Departamentu Prawa Pracy Ministerstwa Pracy i Polityki Społecznej z 20 sier­pnia 2008 r., DPR-III-079–475/ZN/08). Jeśli jednak takie wyliczenie jest mniej korzystne dla pracownika, możliwe jest też odrębne obliczenie dodatku dla każdego miesiąca okresu rozliczeniowego.

2. Dodatek za pracę w porze nocnej

Pracownikowi wykonującemu pracę w porze nocnej przysługuje rekompensata z tego tytułu w postaci dodatku do wynagrodzenia za każdą godzinę pracy w porze nocnej. Dodatek za pracę w porze nocnej stanowi 20% stawki godzinowej wynikającej z minimalnego wynagrodzenia za pracę (art. 151⁸ § 1 k.p.).

Aby ustalić wysokość dodatku za pracę w porze nocnej w poszczególnych miesiącach, obowiązujące minimalne wynagrodzenie należy podzielić przez liczbę godzin pracy przypadających do przepracowania w tych miesiącach, a następnie wyliczyć 20% z tej stawki (§ 4b rozporządzenia z 29 maja 1996 r.).

Pracodawca może w przepisach wewnątrzzakładowych ustanowić dodatek za pracę w porze nocnej wyższy niż 20%.

3. Wynagrodzenie za czas dyżuru

Dyżur to pozostawanie pracownika w dyspozycji pracodawcy poza normalnymi godzinami pracy, w wyznaczonym miejscu i czasie, w stałej gotowości do świadczenia pracy. Może być on pełniony w zakładzie (lub innym wyznaczonym miejscu) bądź poza zakładem pracy, niekoniecznie w domu (art. 151⁵ k.p.).

Za czas dyżuru pełnionego w domu nie przysługuje ani czas wolny, ani wynagrodzenie. W trakcie tego dyżuru pracownik może w znacznym stopniu dysponować swoim czasem. Jeżeli jednak podczas dyżuru domowego świadczona jest praca, czas przepracowany wlicza się do czasu pracy i gratyfikuje, wypłacając normalne wynagrodzenie i dodatki za nadgodziny.

Pracodawca może w układzie zbiorowym lub w regulaminie obowiązującym w zakładzie ustalić korzystniejsze zasady wynagradzania za czas dyżuru oraz przyznać prawo do niego pracownikom pełniącym dyżur w domu.

Czas dyżuru zakładowego podlega natomiast rekompensacie, bez względu na długość czy porę jego pełnienia. Za dyżur ten pracownikowi przysługuje czas wolny od pracy w wymiarze odpowiadającym jego długości. Jeżeli pracownik otrzyma czas wolny za okres dyżuru pełnionego poza domem, to za taki czas zachowuje on prawo do normalnego wynagrodzenia za pracę, jakie by otrzymał, gdyby w tym czasie pracował.

W sytuacji gdy nie jest możliwe udzielenie czasu wolnego za dyżur, pracodawca może zamiennie wypłacić pracownikowi wynagrodzenie. Sposób ustalania jego wysokości zależy od charakteru elementów przysługującej pracownikowi pensji.

3.1. Wynagrodzenie stałe

Gdy na wynagrodzenie pracownika składa się płaca określona w stawce miesięcznej w stałej wysokości, wówczas stawkę tę należy podzielić przez liczbę godzin pracy przypadających do przepracowania w danym miesiącu. Następnie tak ustaloną stawkę za 1 godzinę pracy trzeba pomnożyć przez liczbę godzin dyżuru.

Jeszcze prościej liczy się wynagrodzenie za czas dyżuru zakładowego, gdy wynagrodzenie pracownika określone jest w stawce godzinowej. Stawkę godzinową pracownika należy po prostu pomnożyć przez liczbę godzin dyżuru.

3.2. Zmienne elementy wynagrodzenia

Pracownikowi, którego wynagrodzenie ma charakter zmienny i jednocześnie u którego nie określono stawki osobistego zaszeregowania, a więc wynagradzanemu stawką prowizyjną, akordową lub zadaniową, za czas dyżuru zakładowego przysługuje 60% wynagrodzenia. W tym wypadku przy obliczaniu jego wysokości należy stosować rozporządzenie z 29 maja 1996 r. Zgodnie z nim podstawę wymiaru wynagrodzenia za czas dyżuru ustala się z 3 miesięcy (bądź maksymalnie 12 miesięcy w przypadku znacznego wahania składników) poprzedzających miesiąc, w którym miał on miejsce. Następnie wynagrodzenie obliczone jak za urlop należy podzielić przez liczbę godzin przepracowanych przez pracownika w okresie, z którego ustala się to wynagrodzenie, a z otrzymanej w ten sposób stawki godzinowej wyliczyć 60% tej stawki. Tak ustaloną należność za 1 godzinę trzeba pomnożyć przez liczbę godzin dyżuru.

Powyższego mechanizmu przeliczeń nie można stosować, gdy akord, prowizja lub premia zadaniowa przysługują pracownikowi obok stałej płacy zasadniczej określonej w stawce miesięcznej bądź godzinowej. Ponieważ taki pracownik ma wyodrębnione wynagrodzenie wynikające z jego zaszeregowania (określone w stawce miesięcznej lub godzinowej), to tylko ono stanowi podstawę naliczenia pensji za czas dyżuru.

4. Dyżur a praca w godzinach nadliczbowych

Inaczej liczy się wynagrodzenie, gdy w trakcie dyżuru pracownik podjął się wykonywania pracy. Taki dyżur przekształca się wówczas w wykonywanie pracy nadliczbowej. Zgodnie z wyrokiem Sądu Najwyższego z 31 stycznia 1978 r. (I PRN 147/77, OSNC 1978/7/126, PiZS 1979/4/73):

A zatem, jeśli przez część dyżuru pracownik świadczył pracę, to za przepracowane godziny przysługuje mu normalne wynagrodzenie za pracę oraz dodatek. Jeżeli pracodawca za czas przepracowany w godzinach nadliczbowych udzieli pracownikowi czasu wolnego, wówczas dodatek nie przysługuje.

IV. Fakultatywne dodatki do wynagrodzenia

W skład wynagrodzenia oprócz płacy zasadniczej mogą wchodzić różnego rodzaju dodatki. Mogą one zostać wprowadzone do obowiązującego u danego pracodawcy systemu wynagradzania przez odpowiednią regulację w zakładowym układzie zbiorowym pracy, w regulaminie wynagradzania lub też w łączącej strony umowie o pracę. Dodatki te mogą być przypisane do danego stanowiska pracy lub powierzonej funkcji albo uzależnione od spełnienia określonych przesłanek.

Najczęściej spotykanymi fakultatywnymi dodatkami do wynagrodzenia są:

● dodatek funkcyjny,

● dodatek stażowy,

● dodatek za szczególne umiejętności,

● dodatek za znajomość języków obcych,

● dodatek zmianowy,

● dodatek za pracę w warunkach szkodliwych dla zdrowia.

1. Dodatek funkcyjny

Ten dodatek przyznawany jest pracownikom kierującym zakładem pracy oraz poszczególnymi komórkami organizacyjnymi. Jest on ściśle związany z zajmowanym stanowiskiem, a pracownik nabywa do niego prawo z chwilą objęcia określonej funkcji. Może być on określany kwotowo lub procentowo w stosunku do wynagrodzenia zasadniczego.

2. Dodatek stażowy

Dodatek stażowy (za wysługę lat) przysługuje za wypracowanie określonego stażu pracy. Jego wysokość zależy od liczby lat przepracowanych przez daną osobę. Z reguły, ustalając staż pracy, wlicza się wszystkie okresy wcześniejszego zatrudnienia u poprzednich pracodawców, bez względu na sposób rozwiązania stosunku pracy.

Zalicza się również inne okresy, jeżeli na podstawie odrębnych przepisów podlegają one wliczeniu do okresu pracy, od którego zależą uprawnienia pracownicze, np. urlop wychowawczy, okres pobierania zasiłku dla bezrobotnych, odbywania zasadniczej służby wojskowej. Najczęściej wysokość dodatku stażowego określana jest procentowo w stosunku do wynagrodzenia zasadniczego.

3. Dodatek za szczególne umiejętności

Przyznawany jest pracownikom posiadającym wysokie kwalifikacje zawodowe. W związku z tym może on przysługiwać przede wszystkim pracownikom z tytułami naukowymi, absolwentom studiów podyplomowych czy też pracownikom legitymującym się dyplomami lub zaświadczeniami o ukończeniu specjalistycznych kursów.

4. Dodatek za znajomość języków obcych

Przyznawany jest pracownikom, którym znajomość języków obcych jest niezbędna do wykonywania codziennych obowiązków służbowych.

Tytułem do przyznania dodatku jest np.:

● posiadanie przez pracownika określonego certyfikatu znajomości języka obcego (najczęściej wyższego stopnia),

● biegła znajomość języków obcych mniej znanych,

● biegła znajomość kilku języków obcych.

Dodatek ten określany jest zazwyczaj jako stała stawka miesięczna.

5. Dodatek zmianowy

Przyznawany jest pracownikom zatrudnionym w systemie pracy zmianowej i przysługuje za pracę świadczoną na innej niż pierwsza zmiana (tzw. poranna, rozpoczynająca w zakładzie dzień pracy, zazwyczaj jest to zmiana wyznaczona godzinami 6.00–14.00, 7.00–15.00 lub 8.00–16.00).

Dodatki do wynagrodzenia za wykonywanie pracy w systemie zmianowym przyznawane są zwykle za każdą godzinę pracy na 2 lub 3 zmianie. Kwota dodatku może być ustalana w wysokości zróżnicowanej ze względu na zajmowane przez pracownika stanowisko oraz zmianę, na której wykonywana jest praca.

6. Dodatek za pracę w warunkach szkodliwych dla zdrowia, uciążliwych lub niebezpiecznych

Podstawą nabycia prawa do tego dodatku jest wykonywanie pracy w trudnych, uciążliwych lub szkodliwych dla zdrowia warunkach. Warunki te są różnie rozumiane w zależności od wykonywanego zawodu.

Dodatek za pracę w warunkach szkodliwych dla zdrowia, uciążliwych lub niebezpiecznych ustalany jest zwykle jako procent od stawki zaszeregowania i ma stanowić rekompensatę za wykonywanie pracy w tych warunkach. Dodatek przyznaje się na czas określony i przysługuje on wyłącznie za czas przepracowany – za każdą przepracowaną godzinę w warunkach szkodliwych dla zdrowia, uciążliwych lub niebezpiecznych.

Pracodawca powinien ustalić wykaz stanowisk pracy, na których pracę uznaje się za wykonywaną w warunkach szkodliwych, uciążliwych lub niebezpiecznych.

V. Świadczenia przysługujące w związku z rozwiązaniem stosunku pracy

Rozwiązanie umowy z pracownikiem powoduje, że pracodawca musi się rozliczyć z podwładnym. Będzie musiał zapłacić m.in. ewentualny ekwiwalent za urlop czy odprawę.

1. Ekwiwalent za urlop wypoczynkowy

Przepisy Kodeksu pracy dopuszczają wypłacenie ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy jedynie w przypadku niewykorzystania przysługującego urlopu w całości lub w części z powodu rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy. Wypłata tej należności staje się wówczas obowiązkiem pracodawcy.

Pracodawca zobowiązany jest do wypłacenia ekwiwalentu za niewykorzystany urlop odchodzącemu z pracy pracownikowi bez względu na:

● sposób i przyczynę rozwiązania stosunku pracy,

● fakt, czy do rozwiązania umowy doszło wskutek wypowiedzenia dokonanego przez pracownika czy też przez pracodawcę,

● powód wygaśnięcia stosunku pracy.

Od powyższej zasady wypłaty ekwiwalentu istnieje wyjątek. Pracodawca nie jest zobowiązany do wypłaty tego świadczenia tylko w sytuacji, gdy strony stosunku pracy postanowią o wykorzystaniu urlopu wypoczynkowego w czasie kolejnego zatrudnienia danej osoby u tego samego pracodawcy.

Pracodawca może uniknąć konieczności naliczania oraz wypłaty ekwiwalentu, jeśli wyśle pracownika na urlop w czasie trwania okresu wypowiedzenia. Udzielenie urlopu nie wymaga w tym przypadku zgody pracownika.

Prawo pracownika do ekwiwalentu pieniężnego za niewykorzystany urlop wypoczynkowy powstaje z chwilą rozwiązania umowy o pracę lub jej wygaśnięcia. Dotyczy to ekwiwalentu zarówno za urlop bieżący, jak i zaległy. Potwierdza to wyrok Sądu Najwyższego z 29 marca 2001 r. (I PKN 336/00, OSNP 2003/1/14).

Ekwiwalent pieniężny za niewykorzystany urlop wypoczynkowy jest obliczany na zasadach dotyczących wynagrodzenia za czas urlopu wypoczynkowego, ze zmianami określonymi w przepisach § 15–19 rozporządzenia urlopowego.

Ekwiwalent za urlop wypoczynkowy ustala się z uwzględnieniem tych samych wyłączeń co przy wynagrodzeniu urlopowym.

Składniki wynagrodzenia pracownika określone w stawce miesięcznej w stałej wysokości uwzględnia się przy ustalaniu ekwiwalentu w wysokości należnej pracownikowi w miesiącu, w którym pracownik nabył prawo do ekwiwalentu.

Zmienne składniki wynagrodzenia pracownika przysługujące mu za okresy nie dłuższe niż 1 miesiąc, uzyskane przez pracownika w okresie 3 miesięcy poprzedzających miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu, uwzględnia się przy ustalaniu tego ekwiwalentu w przeciętnej wysokości z okresu tych 3 miesięcy, a zatem należy te składniki zsumować, a następnie otrzymaną kwotę podzielić przez 3, uzyskując przeciętne wynagrodzenie w miesiącu.

Jeżeli przez cały okres 3 miesięcy poprzedzających miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu za urlop lub przez okres krótszy, lecz obejmujący pełny miesiąc kalendarzowy lub pełne miesiące kalendarzowe, pracownikowi nie przysługiwało wynagrodzenie, wówczas uwzględnia się najbliższe miesiące, za które pracownikowi wynagrodzenie przysługiwało.

Składniki za okresy dłuższe niż miesiąc, wypłacone podczas 12 miesięcy poprzedzających bezpośrednio miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu, uwzględnia się przy ustalaniu ekwiwalentu w średniej wysokości z tego okresu.

Jeśli pracownik np. z powodu choroby lub urlopu bezpłatnego nie przepracował pełnego wymaganego 3-miesięcznego okresu poprzedzającego miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu, wówczas dla ustalenia kwoty ekwiwalentu wynagrodzenie, jakie faktycznie otrzymał z całego okresu, dzieli się przez liczbę dni pracy, za które przysługiwało to wynagrodzenie, a otrzymany wynik mnoży przez liczbę dni, jakie pracownik przepracowałby w ramach normalnego czasu pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy.

Ustalone w powyższy sposób kwoty wszystkich składników wynagrodzenia sumuje się i oblicza ekwiwalent za 1 dzień urlopu. W tym celu otrzymaną sumę należy podzielić przez współczynnik ekwiwalentowy.

1.1. Współczynnik do ekwiwalentu

Współczynnik do ekwiwalentu pieniężnego za urlop wyraża średniomiesięczną liczbę dni pracy w roku kalendarzowym i ustala się go odrębnie w każdym roku kalendarzowym. Służy on do obliczania ekwiwalentu, do którego pracownik nabył prawo w ciągu danego roku. Oznacza to, że przy wypłacie ekwiwalentu stosuje się współczynnik z tego roku, w którym ekwiwalent jest wypłacany.

Jeżeli zatem w 2023 r. pracodawca wypłaca ekwiwalent za niewykorzystany urlop należny za 2022 lub 2021 r., wówczas do obliczenia ekwiwalentu za ten urlop stosuje się współczynnik z 2023 r.

Współczynnik ustala się, odejmując od liczby dni w danym roku kalendarzowym łączną liczbę przypadających w tym roku niedziel i świąt oraz dni wolnych od pracy wynikających z rozkładu czasu pracy w przeciętnie 5-dniowym tygodniu pracy, a otrzymany wynik dzieli się przez 12.

Ustawa o dniach wolnych od pracy określa, które dni są dniami świątecznymi. Dniem wolnym od pracy jest również każda niedziela.

W 2023 r. współczynnik służący do ustalenia ekwiwalentu pieniężnego za 1 dzień urlopu wypoczynkowego wynosi 20,83. Jego wyliczenie wygląda następująco:

365 dni – (53 niedziele + 10 świąt + 52 dni wolne) = 250 dni; 250 dni : 12 = 20,83.

Dla pracowników zatrudnionych w niepełnym wymiarze czasu pracy wartość współczynnika, ustaloną dla zatrudnionych na cały etat, obniża się proporcjonalnie do wymiaru ich czasu pracy.

Tabela 3. Wartości współczynnika ekwiwalentowego dla pracowników niepełnoetatowych w 2023 r.

Przepisy nie określają zasad zaokrąglania otrzymanego wyniku ani tego, z dokładnością do ilu miejsc po przecinku należy ustalić współczynnik. W praktyce najczęściej stosuje się jednak zaokrąglanie do 2 miejsc po przecinku, przy zastosowaniu zasady matematycznej. Zgodnie z tą zasadą, jeżeli na 3 miejscu po przecinku występuje cyfra równa lub większa niż 5, zaokrągla się cyfrę na 2 miejscu po przecinku w górę, jeżeli natomiast na 3 miejscu po przecinku występuje cyfra mniejsza niż 5 – zaokrągla się w dół. Prawidłowość tej metody potwierdzają inspektorzy Państwowej Inspekcji Pracy.

1.2. Obliczanie ekwiwalentu

Ustalony ekwiwalent za 1 dzień urlopu należy podzielić przez liczbę godzin odpowiadającą dobowej normie czasu pracy i pomnożyć otrzymany wynik przez liczbę godzin niewykorzystanego przez pracownika urlopu wypoczynkowego.

Tak więc, aby obliczyć ekwiwalent za urlop wypoczynkowy, należy kolejno:

● ustalić stałe składniki wynagrodzenia,

● ustalić składniki zmienne za okresy miesięczne z 3 miesięcy poprzedzających miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu (sumuje się składniki zmienne za okresy miesięczne z okresu 3 miesięcy),

● obliczyć przeciętną wysokość zmiennych składników przysługujących za okresy miesięczne (sumę składników zmiennych za okresy miesięczne dzieli się przez liczbę miesięcy, z których zostały one uwzględnione),

● ustalić składniki zmienne za okresy kwartalne z 12 miesięcy poprzedzających miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu (sumuje się składniki kwartalne),

● obliczyć przeciętną wysokość zmiennych składników przysługujących za okresy kwartalne (sumę składników zmiennych za okresy kwartalne dzieli się przez liczbę miesięcy, z których zostały one uwzględnione),

● ustalić składniki zmienne za okresy roczne z 12 miesięcy poprzedzających miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu,

● obliczyć przeciętną wysokość zmiennych składników przysługujących za okresy roczne (sumę składników zmiennych za okresy roczne dzieli się przez 12),

● ustalić podstawę ekwiwalentu (sumuje się składniki stałe i składniki zmienne w przeciętnych wysokościach z okresów, z których zostały ustalone),

● określić wysokość współczynnika ekwiwalentowego (od liczby dni w danym roku kalendarzowym odejmuje się łączną liczbę przypadających w tym roku niedziel i świąt oraz dni wolnych od pracy wynikających z rozkładu czasu pracy w przeciętnie 5-dniowym tygodniu pracy, a otrzymany wynik dzieli przez 12),

● obliczyć ekwiwalent za 1 dzień urlopu (podstawę ekwiwalentową dzieli się przez współczynnik ekwiwalentowy),

● obliczyć ekwiwalent za 1 godzinę urlopu (ekwiwalent za 1 dzień urlopu dzieli się przez liczbę odpowiadającą dobowej normie czasu pracy),

● ustalić liczbę godzin niewykorzystanego urlopu wypoczynkowego,

● obliczyć ekwiwalent za niewykorzystany urlop wypoczynkowy (ekwiwalent za 1 godzinę urlopu mnoży się przez liczbę godzin niewykorzystanego urlopu wypoczynkowego).

2. Odprawy i odszkodowania

Prawo do różnego rodzaju odpraw i odszkodowań ze stosunku pracy wynika nie tylko z Kodeksu pracy, lecz także z innych przepisów prawa pracy. Zasady ich obliczania określa rozporządzenie z 29 maja 1996 r. Zgodnie z nim stosuje się przy ich obliczaniu zasady obowiązujące przy ustalaniu ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy określone w rozporządzeniu urlopowym.

Składniki wynagrodzenia określone w stawce miesięcznej w stałej wysokości uwzględnia się w wysokości należnej w momencie nabycia prawa do odprawy. Składniki wynagrodzenia przysługujące pracownikowi za okresy nie dłuższe niż 1 miesiąc uzyskane przez pracownika w okresie 3 miesięcy przed rozwiązaniem stosunku pracy uwzględnia się przy ustalaniu wysokości odprawy w przeciętnej wysokości z okresu 3 miesięcy. Uwzględnia się także w średniej wysokości składniki wynagrodzenia przysługującego pracownikowi za okresy dłuższe niż 1 miesiąc, wypłacone w okresie 12 miesięcy przed rozwiązaniem stosunku pracy.

Następnie sumę uzyskanych przez pracownika miesięcznych wynagrodzeń należy podzielić przez ustalany corocznie współczynnik w celu obliczenia ekwiwalentu pieniężnego za dzień urlopu. Zasady tej jednak nie stosuje się w przypadku większości odpraw i odszkodowań. Kwestię tę rozstrzygnął Sąd Najwyższy w uchwale z 9 maja 2000 r. (III ZP 12/00, OSNP 2000/22/806), stwierdzając, że:

Wyżej wymienione zasady stosuje się w celu obliczenia:

1) odszkodowań:

● z tytułu skrócenia wypowiedzenia umowy o pracę na czas nieokreślony (art. 36¹ § 1 k.p.),

● w związku z rozwiązaniem umowy o pracę z naruszeniem prawa pracy (art. 47¹, art. 50 § 1 i 4 oraz art. 58 i 60 k.p.),

● w związku z rozwiązaniem przez pracownika umowy o pracę bez wypowiedzenia z powodu ciężkiego naruszenia przez pracodawcę podstawowych obowiązków wobec pracownika (art. 55 § 1¹ k.p.),

● w związku z rozwiązaniem umowy o pracę bez wypowiedzenia przez pracownika (art. 61² § 1 k.p.),

● dla pracownika, którego umowa o pracę wygasła z powodu śmierci pracodawcy (art. 63² § 2 k.p.),

● w związku z niewydaniem w terminie lub wydaniem niewłaściwego świadectwa pracy (art. 99 § 2 k.p.),

● pracownikowi młodocianemu w razie rozwiązania umowy o pracę z powodu braku możliwości zapewnienia innej pracy niezagrażającej zdrowiu (art. 201 § 2 k.p.);

2) odpraw:

● w związku z przejściem na emeryturę lub rentę (art. 92¹ § 1 k.p.),

● pośmiertnej dla rodziny zmarłego pracownika (art. 93 § 2 k.p.),

● przysługującej pracownikowi zwalnianemu z przyczyn leżących po stronie pracodawcy (art. 8 ustawy o szczególnych zasadach rozwiązywania z pracownikami stosunków pracy z przyczyn niedotyczących pracowników),

● odbywającemu terytorialną służbę wojskową (art. 306 ust. 2 ustawy o obronie Ojczyzny).

Wskazane należności przysługują pracownikowi w wysokości wynagrodzenia miesięcznego lub jego wielokrotności. Natomiast niektóre z nich odpowiadają wynagrodzeniu 2-tygodniowemu. Te drugie stanowią połowę miesięcznej kwoty, ustalonej według zasad właściwych do obliczenia ekwiwalentu pieniężnego za urlop.

2.1. Odprawa emerytalna lub rentowa

Pracownikowi spełniającemu warunki do uzyskania renty z tytułu niezdolności do pracy lub emerytury, którego stosunek pracy ustał w związku z przejściem na te świadczenia, przysługuje odprawa pieniężna w wysokości miesięcznego wynagrodzenia. Jej wysokość jest stała i nie zależy od stażu pracy (art. 92¹ k.p.).

2.2. Odprawa z tytułu zwolnienia z przyczyn dotyczących zakładu pracy

Ta odprawa pieniężna jest świadczeniem przysługującym pracownikowi w razie dokonywania przez pracodawcę zwolnień z przyczyn leżących po jego stronie, np.: ekonomicznych, organizacyjnych, technologicznych itd., oraz w razie ogłoszenia jego upadłości lub likwidacji. Obowiązek wypłaty odpraw dotyczy tylko pracodawców, którzy zatrudniają co najmniej 20 pracowników.

Zasadniczo wysokość odprawy nie może przekroczyć kwoty 15-krotnego minimalnego wynagrodzenia za pracę. W 2023 r. maksymalna wysokość wypłacanej pracownikowi odprawy z tytułu zwolnień grupowych wynosi:

1) w okresie od stycznia do czerwca 2023 r. – 15 × 3490 zł = 52 350 zł,

2) w okresie od lipca do grudnia 2023 r. – 15 × 3600 zł = 54 000 zł.

2.3. Odprawa pośmiertna

Odprawa pośmiertna nie jest świadczeniem ze stosunku pracy. Przysługuje ona członkom rodziny pracownika i prawo do niej powstaje wskutek jego śmierci, a nie w związku z wykonywaniem przez niego obowiązków pracowniczych.

Przyznanie odprawy pośmiertnej rodzinie pracownika nie jest uzależnione od spełnienia przez niego określonych warunków. Jedynym warunkiem jej przyznania jest śmierć pracownika w czasie trwania stosunku pracy lub w czasie pobierania po jego rozwiązaniu zasiłku z tytułu niezdolności do pracy wskutek choroby.

Uprawnionymi członkami rodziny pracownika są małżonek oraz osoby spełniające warunki wymagane do uzyskania po nim renty rodzinnej. Sam fakt pozostawania w związku małżeńskim uprawnia małżonka zmarłego do otrzymania odprawy. W odróżnieniu od pozostałych osób nie musi on spełniać wymagań do uzyskania renty rodzinnej.

Odprawę dzieli się w częściach równych między wszystkich uprawnionych członków rodziny. Jeżeli jednak po zmarłym pozostał tylko 1 członek rodziny, otrzymuje on tylko połowę przysługującej odprawy.

Odprawa pośmiertna nie należy się, jeżeli pracodawca ubezpieczył pracownika na życie, a odszkodowanie wypłacone przez instytucję ubezpieczeniową jest nie niższe niż odprawa pośmiertna. Jeżeli odszkodowanie jest niższe od odprawy pośmiertnej, pracodawca jest zobowiązany wypłacić rodzinie różnicę (art. 93 k.p.).

2.4. Odprawa z tytułu powołania do terytorialnej służby wojskowej

Pracownik powołany do terytorialnej służby wojskowej otrzymuje od pracodawcy odprawę w wysokości 2-tygodniowego wynagrodzenia, obliczonego według zasad określonych dla ustalania ekwiwalentu za urlop wypoczynkowy. Odprawa nie przysługuje w razie ponownego powołania do tej samej służby (art. 306 ust. 2 ustawy o obronie Ojczyzny).

2.5. Odszkodowanie z tytułu skrócenia wypowiedzenia umowy o pracę na czas nieokreślony

Jeżeli wypowiedzenie umowy o pracę na czas nieokreślony lub na czas określony następuje z powodu ogłoszenia upadłości lub likwidacji pracodawcy albo zmniejszenia zatrudnienia, może on – w celu wcześniejszego rozwiązania umowy – skrócić 3-miesięczny okres wypowiedzenia najwyżej do 1 miesiąca. W takiej sytuacji umowa o pracę rozwiązuje się z upływem skróconego okresu wypowiedzenia, ostatniego dnia miesiąca. W tym dniu pracownik nabywa prawo do odszkodowania w wysokości wynagrodzenia za pozostałą część wypowiedzenia (art. 36¹ k.p.).

2.6. Odszkodowanie w związku z rozwiązaniem umowy z naruszeniem przepisów prawa pracy

W razie niezgodnego z prawem lub nieuzasadnionego wypowiedzenia umowy na czas nieokreślony lub umowy zawartej na czas określony pracownik ma do wyboru roszczenie o przywrócenie do pracy lub o odszkodowanie. To ostatnie przysługuje w wysokości wynagrodzenia za okres od 2 tygodni do 3 miesięcy, nie niższego jednak od wynagrodzenia za czas wypowiedzenia. W przypadku wypowiedzenia umowy o pracę zawartej na czas określony, której termin, do którego umowa ta miała trwać, określony w umowie upłynął przed wydaniem orzeczenia przez sąd pracy, lub gdy przywrócenie do pracy byłoby niewskazane ze względu na krótki okres, jaki pozostał do upływu tego terminu, odszkodowanie przysługuje w wysokości wynagrodzenia za czas, do upływu którego umowa miała trwać, nie więcej jednak niż za okres 3 miesięcy (art. 45 § 1 w zw. z art. 47¹ k.p.).

Jeżeli wypowiedzenie umowy na okres próbny nastąpiło z naruszeniem przepisów o wypowiadaniu, zatrudnionemu przysługuje wyłącznie odszkodowanie w wysokości wynagrodzenia za czas, do upływu którego miała trwać umowa (art. 50 § 1 k.p.).

Osobie, z którą rozwiązano umowę o pracę bez wypowiedzenia w sposób niezgodny z prawem, przysługuje roszczenie o przywrócenie do pracy na poprzednich warunkach albo o odszkodowanie. O przywróceniu do pracy lub odszkodowaniu orzeka sąd pracy (art. 56 k.p.).

Odszkodowanie przysługuje wtedy w wysokości wynagrodzenia za okres wypowiedzenia. W przypadku rozwiązania umowy o pracę zawartej na czas określony odszkodowanie przysługuje w wysokości wynagrodzenia za czas, do którego umowa miała trwać, nie więcej jednak niż za okres wypowiedzenia (art. 58 k.p.).

W razie rozwiązania przez pracodawcę umowy o pracę zawartej na czas określony z naruszeniem przepisów o rozwiązywaniu umów o pracę bez wypowiedzenia pracownikowi przysługuje wyłącznie odszkodowanie (w wysokości jak wyżej), jeżeli upłynął już termin, do którego umowa miała trwać, lub gdy przywrócenie do pracy byłoby niewskazane ze względu na krótki okres, jaki pozostał do upływu tego terminu (art. 59 k.p.).

Jeżeli pracodawca rozwiązał umowę o pracę w okresie wypowiedzenia z naruszeniem przepisów o rozwiązywaniu umów o pracę bez wypowiedzenia, pracownikowi przysługuje wyłącznie odszkodowanie. Odszkodowanie przysługuje w wysokości wynagrodzenia za czas do upływu okresu wypowiedzenia (art. 60 k.p.).

2.7. Odszkodowanie w związku z rozwiązaniem umowy o pracę bez wypowiedzenia przez pracownika

Pracownik może rozwiązać umowę o pracę bez wypowiedzenia, gdy pracodawca dopuścił się ciężkiego naruszenia podstawowych obowiązków wobec niego, np. nie wypłacał w terminie wynagrodzenia za pracę. Ma on prawo do odszkodowania w wysokości wynagrodzenia za okres wypowiedzenia, a w przypadku umowy na czas określony – w wysokości wynagrodzenia za czas, do którego umowa miała trwać, nie więcej jednak niż za okres wypowiedzenia (art. 55 § 1¹k.p.).

2.8. Odszkodowanie z tytułu nieuzasadnionego rozwiązania przez pracownika umowy o pracę bez wypowiedzenia

W razie nieuzasadnionego rozwiązania przez pracownika umowy o pracę bez wypowiedzenia pracodawcy przysługuje roszczenie o odszkodowanie, o którym orzeka sąd pracy. Przysługuje ono w wysokości wynagrodzenia pracownika za okres wypowiedzenia. W przypadku rozwiązania umowy o pracę zawartej na czas określony, odszkodowanie przysługuje w wysokości wynagrodzenia za czas, do którego umowa miała trwać, nie więcej jednak niż za okres wypowiedzenia (art. 61² k.p.).

2.9. Odszkodowanie w razie wygaśnięcia umowy z powodu śmierci pracodawcy

Pracownikowi, którego umowa o pracę wygasła wskutek śmierci pracodawcy, przysługuje odszkodowanie w wysokości wynagrodzenia za okres wypowiedzenia (art. 63² k.p.).

2.10. Odszkodowanie w razie niewydania w terminie lub wydania niewłaściwego świadectwa pracy

Pracownikowi przysługuje roszczenie o naprawienie szkody wyrządzonej przez pracodawcę wskutek niewydania w terminie lub wydania niewłaściwego świadectwa pracy. Jeżeli więc poniósł jakieś straty z tego tytułu, np. pozbawiło go to możliwości podjęcia nowej pracy, ma prawo do odszkodowania. Fakt poniesienia szkody i jej wysokość będzie jednak musiał udowodnić przed sądem. Odszkodowanie przysługuje w wysokości wynagrodzenia za czas pozostawania bez pracy z tego powodu, nie dłuższy jednak niż 6 tygodni (art. 99 k.p.).

VI. Potrącenia z wynagrodzenia

Zasadą jest obowiązek wypłaty pracownikowi wynagrodzenia w pełnej wysokości. Ustawodawca dopuszcza jednak sytuacje, w których pracodawca ma prawo pomniejszyć wynagrodzenie pracownika.

Pracodawca musi przy tym przestrzegać 4 najważniejszych zasad:

1. Z wynagrodzenia pracownika można potrącić tylko należności określone w Kodeksie pracy.

2. Potrąceń dokonuje się w ściśle określonej kolejności.

3. Potrącenie jest możliwe w granicach wskazanych w Kodeksie pracy (z wyjątkiem potrąceń za zgodą pracownika).

4. Dokonując potrąceń (z wyjątkiem potrąceń na cele alimentacyjne), trzeba pamiętać o kwocie wynagrodzenia wolnej od potrąceń.

Pracodawca bez zgody pracownika nie może dokonywać potrąceń żadnych innych kwot, oprócz tych wymienionych w art. 87 § 1 k.p., tj.:

● sum egzekwowanych na mocy tytułów wykonawczych na zaspokojenie świadczeń alimentacyjnych,

● sum egzekwowanych na mocy tytułów wykonawczych na pokrycie należności innych niż świadczenia alimentacyjne,

● zaliczek pieniężnych udzielonych pracownikowi,

● kar pieniężnych.

Potrąceń z wynagrodzenia za pracę dokonuje się przy tym w ściśle określonej wyżej kolejności, co oznacza, że z pierwszeństwa w zaspokojeniu roszczeń korzystają świadczenia alimentacyjne, następnie potrąceniu podlegają inne tytuły wykonawcze, później zaliczki pieniężne i na końcu kary pieniężne nałożone na pracownika. Jest to o tyle istotne, że w przypadku gdy z wynagrodzenia danego pracownika nie można potrącić wszystkich należności, będą zaspokajane te, które znajdują się wyżej w hierarchii.

1. Maksymalne kwoty potrąceń

Potrącenia z wynagrodzenia za pracę mogą być dokonywane tylko do pewnych granic. Granice te wyznacza:

● maksymalna kwota potrącenia, która jest uzależniona od wysokości obciążanych poborów,

● kwota wolna od potrąceń (nie dotyczy jedynie należności egzekwowanych na poczet alimentów), będąca pochodną minimalnego wynagrodzenia za pracę.

Aby dokonać potrącenia, pracodawca musi najpierw odliczyć nieobecności, za które nie przysługuje wynagrodzenie od pracodawcy ustalić kwotę netto wynagrodzenia po pomniejszeniu o składki na ubezpieczenia społeczne, zdrowotne, zaliczki na podatek dochodowy (w przypadku pracownika lub zleceniobiorcy niekorzystającego ze zwolnień przedmiotowych, np. ulgi dla seniorów czy młodych do ukończenia 26 roku życia) oraz wpłat dokonywanych do pracowniczego planu kapitałowego, jeżeli pracownik nie zrezygnuje z ich dokonywania (więcej na ten temat w dziale o PPK).

Następnie można przystąpić do realizacji potrąceń ustawowych w kolejności i wysokości regulowanej przez Kodeks pracy.

W razie zbiegu potrąceń w postaci należności innych niż alimentacyjne oraz zaliczek pieniężnych w sumie nie mogą one przekroczyć 1/2 wynagrodzenia, a łącznie z należnościami na pokrycie świadczeń alimentacyjnych 3/5 wynagrodzenia. Niezależnie od tych potrąceń nałożone na pracownika kary pieniężne nie mogą przekraczać 1/10 części wynagrodzenia przypadającej pracownikowi do wypłaty po dokonaniu potrąceń: na pokrycie świadczeń alimentacyjnych, innych niż alimentacyjne oraz zaliczek.

Niektórych potrąceń można dokonywać jedynie za zgodą pracownika wyrażoną na piśmie.

Kwoty wolne od potrąceń wynoszą wówczas:

● 100% minimalnego wynagrodzenia netto – przy potrącaniu należności na rzecz pracodawcy,

● 80% minimalnego wynagrodzenia netto – przy potrącaniu należności na rzecz osób trzecich.

2. Kwota wolna od potrąceń

Pracownika nie można pozbawić środków do życia, a tym samym należy chronić jego wynagrodzenie przed nadmiernym potrąceniem. Dlatego przy egzekwowaniu na mocy tytułów wykonawczych należności innych niż alimentacyjne wolne od potrąceń są:

● kwota 100% minimalnego wynagrodzenia za pracę – po odliczeniu zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych, składek na ubezpieczenia społeczne oraz zdrowotne oraz składki na PPK,

● 75% ww. wynagrodzenia – przy potrącaniu zaliczek pieniężnych udzielonych pracownikowi,

● 90% ww. wynagrodzenia – przy potrącaniu kar pieniężnych przewidzianych w art. 108 k.p.

W przypadku potrącania świadczeń alimentacyjnych kwota minimalnego wynagrodzenia za pracę nie jest gwarantowana. Potrąceń tego rodzaju należności dokonuje się do 3/5 każdego wynagrodzenia pracownika.

2.1. Różne kwoty wolne dla pracowników

Kwota wolna od potrąceń przy tym samym typie potrąceń może przyjmować różne wartości dla różnych pracowników. Jej wysokość zależy bowiem m.in. od kwoty zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych.

Znaczenie w tym przypadku będzie miało stosowanie kwoty zmniejszającej podatek dochodowy oraz jej wysokości w zależności od treści oświadczenia PIT-2 (np. podział kwoty zmniejszającej w przypadku kilku płatników) lub niestosowanie tej kwoty w ogóle. Na wysokość kwoty wolnej mają też wpływ koszty uzyskania przychodów (podstawowe, podwyższone).

Inne kwoty są gwarantowane także u pracowników korzystających z ulg podatkowych (zerowy PIT), u których zaliczka nie występuje, a także u tych, którzy złożyli wniosek o niepobieranie zaliczek ze względu na dochody nieprzekraczające kwoty wolnej od podatku.

2.2. Kwoty wolne od potrąceń w 2023 r. dla pracownika zatrudnionego na pełny etat

Od 1 stycznia 2023 r. wzrosła kwota minimalnego wynagrodzenia za pracę, ale w odróżnieniu od lat poprzednich w tym roku była jeszcze druga podwyżka minimalnej pensji, która weszła w życie od 1 lipca 2023 r. Zatem, dwa razy w ciągu roku zmieniły się też kwoty wolne od potrąceń.

Zestawienie kwot wolnych przy potrąceniach obowiązkowych oraz kwot wolnych przy potrąceniach dobrowolnych przedstawiamy w tabelach.

Tabela 4. Kwoty wolne przy potrąceniach obowiązkowych (pracownik niekorzystający ze zwolnień podatkowych, bez uwzględnienia składki na PPK) – od 1 stycznia do 30 czerwca 2023 r.

Tabela 4.1. Kwoty wolne przy potrąceniach obowiązkowych (pracownik niekorzystający ze zwolnień podatkowych, bez uwzględnienia składki na PPK) – od 1 lipca do 31 grudnia 2023 r.

Tabela 5. Kwoty wolne przy potrąceniach dobrowolnych (pracownik niekorzystający ze zwolnień podatkowych, bez uwzględnienia składki na PPK) – od 1 stycznia do 30 czerwca 2023 r.

Tabela 5.1. Kwoty wolne przy potrąceniach dobrowolnych (pracownik niekorzystający ze zwolnień podatkowych, bez uwzględnienia składki na PPK) – od 1 lipca do 31 grudnia 2023 r.

Tabela 6. Kwoty wolne przy potrąceniach obowiązkowych w okresie od 1 stycznia do 30 czerwca 2023 r. dla pracownika zatrudnionego w pełnym wymiarze czasu pracy uwzględniające ustawowe wpłaty na PPK (oraz podatek od wpłaty do PPK finansowanej przez pracodawcę)

Tabela 6.1. Kwoty wolne przy potrąceniach obowiązkowych w okresie od 1 lipca do 31 grudnia 2023 r. dla pracownika zatrudnionego w pełnym wymiarze czasu pracy uwzględniające ustawowe wpłaty na PPK (oraz podatek od wpłaty do PPK finansowanej przez pracodawcę)

Tabela 7. Kwoty wolne przy potrąceniach dobrowolnych dla pracownika niekorzystającego ze zwolnień podatkowych, uwzględniające ustawowe wpłaty na PPK (oraz podatek od wpłaty do PPK finansowanej przez pracodawcę) – od 1 stycznia do 30 czerwca 2023 r.

Tabela 7.1. Kwoty wolne przy potrąceniach dobrowolnych dla pracownika niekorzystającego ze zwolnień podatkowych, uwzględniające ustawowe wpłaty na PPK (oraz podatek od wpłaty do PPK finansowanej przez pracodawcę) – od 1 lipca do 31 grudnia 2023 r.

Tabela 8. Kwoty wolne przy potrąceniach obowiązkowych w okresie od 1 stycznia do 30 czerwca 2023 r. dla pracownika zatrudnionego w pełnym wymiarze czasu pracy uwzględniające zwolnienia od podatku na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 148 i 152–154 ustawy o pdof (ulga relokacyjna, ulga 4+, ulga dla seniorów i dla młodych) i wpłaty na PPK oraz zerowy podatek od wpłaty do PPK finansowanej przez pracodawcę

Tabela 8.1. Kwoty wolne przy potrąceniach obowiązkowych w okresie od 1 lipca do 31 grudnia 2023 r. dla pracownika zatrudnionego w pełnym wymiarze czasu pracy uwzględniające zwolnienia od podatku na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 148 i 152–154 ustawy o pdof (ulga relokacyjna, ulga 4+, ulga dla seniorów i dla młodych) i wpłaty na PPK oraz zerowy podatek od wpłaty do PPK finansowanej przez pracodawcę

Tabela 9. Kwoty wolne przy potrąceniach dobrowolnych uwzględniające zwolnienia od podatku na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 148 i 152–154 ustawy o pdof (ulga relokacyjna, ulga 4+, ulga dla seniorów i dla młodych) i wpłaty na PPK oraz zerowy podatek od wpłaty do PPK finansowanej przez pracodawcę – od 1 stycznia do 30 czerwca 2023 r.

Tabela 9.1. Kwoty wolne przy potrąceniach dobrowolnych uwzględniające zwolnienia od podatku na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 148 i 152–154 ustawy o pdof (ulga relokacyjna, ulga 4+, ulga dla seniorów i dla młodych) i wpłaty na PPK oraz zerowy podatek od wpłaty do PPK finansowanej przez pracodawcę – od 1 lipca do 31 grudnia 2023 r.

2.3. Kwota wolna a niepełny wymiar czasu pracy

Kwoty wolne od potrąceń ulegają proporcjonalnemu pomniejszeniu w stosunku do wielkości etatu (art. 87¹ § 2 k.p.). Znaczenie powyższego sformułowania wyjaśnił Główny Inspektor Pracy w piśmie z 11 czerwca 2008 r. (pismo nr GPP-416-4560­­­-327/08/PE):

A zatem, licząc kwotę wolną dla pracownika zatrudnionego w niepełnym wymiarze czasu, należy w pierwszej kolejności ustalić wysokość minimalnego wynagrodzenia za pracę stosownie do wymiaru czasu pracy pracownika. Dla celów ustalenia kwoty wolnej od potrąceń od tak uzyskanego wynagrodzenia minimalnego trzeba odliczyć obciążenia składkowo-podatkowe, a otrzymany wynik pomnożyć przez odpowiednią do rodzaju potrącenia stawkę procentową.

Proporcjonalne zmniejszanie kwot wolnych jest możliwe tylko w przypadku zatrudnienia w niepełnym wymiarze czasu pracy (art. 87¹ § 2 k.p.). Brak jest natomiast podstaw prawnych do zmniejszania kwoty wolnej od potrąceń proporcjonalnie do przepracowanej części miesiąca (np. w związku z urlopem bezpłatnym, wychowawczym).

Departament Prawny Głównego Inspektoratu Pracy 3 lipca 2008 r. (pismo nr GPP­-306-4560-457/08/PE) poinformował, że:

2.4. Jedna kwota wolna od potrąceń

W miesiącu, w którym wypłacane są składniki wynagrodzenia za okresy dłuższe niż 1 miesiąc, dokonuje się potrąceń od łącznej kwoty wynagrodzenia, uwzględniającej te składniki (art. 87 § 8 k.p.). Jeśli w danym miesiącu następuje wypłata, obok wynagrodzenia za pracę, świadczeń z innego tytułu prawnego (np. odprawy emerytalnej, nagrody jubileuszowej), obowiązuje jedna kwota wolna.

Dokonując rozliczenia składki zdrowotnej w przypadku zbiegu wypłaty odprawy i wynagrodzenia za pracę, należy wziąć pod uwagę uchwałę Sądu Najwyższego z 2 lutego 2016 r. (III UZP 18/15, OSNP 2016/8/105). Sąd stwierdził w niej, że składka na ubezpieczenie zdrowotne podlega obniżeniu do wysokości zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych w tej części, którą oblicza się od przychodu stanowiącego podstawę wymiaru składki. Ta zasada ma odniesienie do sytuacji, gdy wynagrodzenie za pracę jest na tyle niskie, że składka na ubezpieczenie zdrowotne przewyższa zaliczkę PIT od tego wynagrodzenia (lub gdy pracownik nie złożył PIT-2).

VII. Potrącenia z zasiłków

Zasiłki z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa podlegają potrąceniom i egzekucji według zasad wynikających z przepisów ustawy o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (dalej: ustawa emerytalna). Tak stanowi art. 833 § 5 Kodeksu postępowania cywilnego.

Z przysługującego ubezpieczonemu zasiłku mogą być potrącane tylko należności wymienione w art. 139 ust. 1 ustawy emerytalnej, a więc m.in.:

● świadczenia wypłacane w kwocie zaliczkowej, następnie kwoty świadczenia lub świadczeń podlegające rozliczeniu w trybie określonym w art. 98 ust. 3, a następnie traktowane jak świadczenie wypłacane w kwocie zaliczkowej kwoty zasiłku chorobowego za okres po ustaniu tytułu ubezpieczenia oraz świadczenia rehabilitacyjnego, o których mowa w przepisach o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa, zaliczone na poczet emerytury przyznanej za okres, za który zostały pobrane,

● kwoty nienależnie pobranych emerytur, rent i innych świadczeń,

● kwoty nienależnie pobranych świadczeń postojowych otrzymane na podstawie przepisów ustawy o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych,

● kwoty nienależnie pobranych świadczeń wychowawczych i świadczeń dobry start,

● sumy egzekwowane na mocy tytułów wykonawczych na zaspokojenie: należności alimentacyjnych, należności z tytułu świadczeń z funduszu alimentacyjnego wypłaconych osobie uprawnionej na podstawie ustawy z 7 września 2007 r. o pomocy osobom uprawnionym do alimentów,

● należności alimentacyjne potrącane na wniosek wierzyciela na podstawie przedłożonego przez niego tytułu wykonawczego,

● sumy egzekwowane na mocy tytułów wykonawczych na pokrycie należności innych niż należności alimentacyjne,

● kwoty nienależnie pobranych zasiłków rodzinnych lub pielęgnacyjnych, świadczeń rodzinnych oraz zasiłków dla opiekunów,

● kwoty nienależnie pobranych świadczeń z funduszu alimentacyjnego,

● kwoty nienależnie pobranego rodzinnego kapitału opiekuńczego.

Pracodawca powinien dokonywać potrąceń do których został upoważniony w takiej kolejności, w jakiej zostały wymienione w art. 139 ust. 1 ustawy emerytalnej.

1. Granice potrącenia

Świadczenia alimentacyjne mogą być potrącane do wysokości 60% zasiłku, a inne egzekwowane należności – do wysokości 25% kwoty zasiłku, przed odliczeniem zaliczki na podatek.

W razie zbiegu potrąceń sum egzekwowanych na pokrycie świadczeń alimentacyjnych z innymi należnościami łączne potrącenie nie może przekroczyć 60% kwoty zasiłku. Obowiązuje bowiem zasada, że granicę potrąceń wyznacza najwyższy wskaźnik procentowy dla zbiegających się potrąceń. Trzeba jednak pamiętać o kolejności i najpierw zaspokoić alimenty.

2. Kwoty wolne od potrąceń i egzekucji

Kwoty wolne podlegają corocznej waloryzacji od dnia 1 marca na zasadach określonych dla emerytur i rent. Od 1 marca 2023 r. do 28 lutego 2024 r. obowiązują następujące kwoty wolne:

1. 681,97 zł (do 28 lutego 2023 r. była to kwota 594,05 zł) – przy potrącaniu:

- sum egzekwowanych na mocy tytułów wykonawczych na zaspokojenie należności alimentacyjnych, wraz z kosztami i opłatami egzekucyjnymi,

- należności alimentacyjnych potrącanych na wniosek wierzyciela na podstawie przedłożonego przez niego tytułu wykonawczego;

2. 1125,26 zł (do 28 lutego 2023 r. była to kwota 980,19 zł) – przy potrącaniu sum egzekwowanych na mocy tytułów wykonawczych na zaspokojenie należności innych niż alimentacyjne, wraz z kosztami i opłatami egzekucyjnymi.

Jeżeli po odliczeniu zaliczki z tytułu podatku dochodowego wysokość świadczenia jest niższa niż kwota świadczenia wolna od potrąceń i egzekucji, zajęć się w ogóle nie dokonuje.

Podane kwoty wolne ustala się proporcjonalnie do wypłacanego świadczenia. Oznacza to, że kwota wolna to kwota miesięczna, czyli stosowana w przypadku zasiłku wypłacanego za cały miesiąc. Natomiast jeżeli zasiłek przysługuje za część miesiąca, kwotę wolną należy stosownie zmniejszyć do liczby dni, za które on przysługuje. W tym celu kwotę wolną należy podzielić przez 30 i pomnożyć przez liczbę dni pobierania zasiłku. Podzielnik jest stały i nie zależy od liczby dni kalendarzowych miesiąca. Nie wynika to co prawda wprost z przepisów ustawy emerytalnej, ale ZUS go stosuje biorąc pod uwagę, że stawkę dzienną zasiłku też uzyskuje się dzieląc podstawę przez 30.

VIII. Sporządzanie listy płac

Żadne przepisy prawa nie nakazują wprost sporządzania listy płac w rozliczeniach między pracodawcą, pracownikiem a organami publicznymi (urząd skarbowy, ZUS). Jednak ze względu na konieczność prawidłowego ustalenia m.in. zobowiązań składkowo-podatkowych i kwoty do wypłaty, jak również ich weryfikacji przez upoważnione podmioty, tworzenie listy płac jest niezbędne.

Lista płac może być dowodem, na podstawie którego dokonuje się ewidencji wynagrodzeń brutto w podatkowej księdze przychodów i rozchodów. Jeśli wynagrodzenia są wypłacane w kasie firmy (w gotówce), lista płac jest dokumentem, na którym pracownik potwierdza odebranie wynagrodzenia zarówno w gotówce, jak i w naturze (gdy wypłata w tej formie jest w danym przypadku możliwa i zgodna z przepisami). Taka lista stanowi dowód księgowy, choć ustawodawca dopuszcza zaliczanie wynagrodzeń w koszty podatkowe również na podstawie innych dokumentów, np. indywidualnej (imiennej) karty przychodów pracownika (kol. 12 załącznika nr 1 do rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów). Lista płac stanowi również dowód służący do ewidencjonowania wynagrodzeń w podmiotach prowadzących tzw. pełną księgowość.

Nie ma jednego wzoru listy płac. Jednak ze względu na rolę płatnika, jaką pracodawca pełni wobec urzędu skarbowego i ZUS, lista płac powinna zawierać wszystkie niezbędne pozycje, które pozwolą w prawidłowy sposób ustalić wysokość:

● składek na ubezpieczenia społeczne, w części finansowanej zarówno przez pracownika, jak i przez pracodawcę,

● składki na ubezpieczenie zdrowotne,

● zaliczki na podatek dochodowy,

● wpłaty na PPK finansowanej przez pracodawcę i uczestnika, jeżeli uczestnik nie zrezygnował z ich dokonywania,

● ewentualnych potrąceń przymusowych lub dobrowolnych dokonywanych na podstawie art. 87 i 91 k.p.,

● dochodu pracownika należnego do wypłaty, po dokonaniu powyższych potrąceń.

Lista płac służy nie tylko bieżącym rozliczeniom z tytułu wynagrodzeń, ale również na jej podstawie sporządza się inne obowiązkowe dokumenty, takie jak:

● deklaracje (m.in. PIT-4R),

● informacje podatkowe (m.in. PIT-11),

● deklaracje i raporty miesięczne do ZUS.

Ponadto lista płac jest częścią dokumentacji emerytalno-rentowej, a więc na jej podstawie następuje ustalenie podstawy wymiaru emerytury lub renty. Pracodawca jest bowiem zobowiązany do współdziałania z pracownikiem w zakresie:

● gromadzenia dokumentacji niezbędnej do przyznania świadczenia,

● wydawania pracownikowi lub organowi rentowemu zaświadczeń niezbędnych do ustalenia prawa do świadczeń i ich wysokości, m.in. zaświadczeń o wysokości przychodu stanowiącego podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne, o wypłaconych świadczeniach za okresy choroby, w tym zasiłkach (jeżeli jest ich płatnikiem).

Tabela 10. Pozycje, jakie powinna zawierać standardowa lista płac dla pracownika, i ich omówienie

Krótsza jest lista płac dla pracowników korzystających ze zwolnień podatkowych, np. będących w wieku do 26 lat, korzystających z ulg i dla seniorów, 4+ czy relokacyjnej, których przychody ze stosunku pracy lub pokrewnych są zwolnione z podatku dochodowego do wysokości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 85 528 zł. Nie występuje tu bowiem zaliczka na podatek. Do odliczenia pozostają jedynie składki na ubezpieczenia społeczne oraz zdrowotne i ewentualna wpłata na PPK. Dotyczy to również pracowników, którzy przekroczyli tzw. 30-krotność podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe

1. Dokumenty towarzyszące liście płac

Lista płac jest dokumentem finalnym. Aby jednak ją sporządzić, pracodawca powinien dysponować danymi, na podstawie których prawidłowo ustali wysokość składników wynagrodzenia, innych świadczeń, obciążeń publicznoprawnych i kwoty do wypłaty. Do tego potrzebne są różnego rodzaju dokumenty pomocnicze, takie jak: zaświadczenia, oświadczenia, ewidencje, wnioski itp.

Tabela 11. Przykładowe dokumenty niezbędne do prawidłowego sporządzenia listy płac

2. Lista płac czy rachunek do umowy dla osób wykonujących umowy cywilnoprawne

Lista płac zasadniczo obejmuje wynagrodzenia pracowników. Natomiast dokumentem rozliczeniowym w przypadku osób zatrudnionych na podstawie umowy zlecenia lub o dzieło najczęściej jest rachunek wystawiony przez zleceniobiorcę lub sama umowa zlecenia albo sporządzony na jej podstawie inny dokument/lista, potwierdzający wzajemne rozliczenie.

Zleceniodawca jest także płatnikiem składek na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne lub tylko zdrowotne, w zależności od sytuacji ubezpieczeniowej zleceniobiorcy oraz sposobu opodatkowania przychodów (na zasadach ogólnych lub ryczałtowo). Dlatego niezbędne jest sporządzenie rozliczenia, na którym będą widoczne kwoty:

● uzyskanego w danym miesiącu przychodu z działalności wykonywanej osobiście oraz zasiłku (jeśli zleceniodawca jest jego płatnikiem, a zleceniobiorca nabył prawo do tego świadczenia) i wpłaty na PPK zleceniodawcy,

● podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia: emerytalne (9,76%), rentowe (1,5%) ewentualnie chorobowe (2,45%), jeżeli zleceniobiorca przystąpił do ubezpieczenia chorobowego dobrowolnie, oraz kwoty tych składek. Podstawą ich wymiaru jest przychód do celów podatkowych, jeśli w umowie określono odpłatność za jej wykonanie kwotowo, w kwotowej stawce godzinowej lub akordowej albo prowizyjnie. W przypadku gdy odpłatność została ustalona w inny sposób, podstawę wymiaru stanowi zadeklarowana kwota, nie niższa niż minimalne wynagrodzenie za pracę,

● podstawy wymiaru składki zdrowotnej i kwota tej składki należna do ZUS (9%),

● kosztów uzyskania przychodów, które stanowią 20% przychodu (lub 50% w przypadku umowy z przeniesieniem praw autorskich albo 250 zł w przypadku kontraktu menedżerskiego), po odliczeniu części składek na ubezpieczenia społeczne, tj. 13,71%, lub jeżeli osoba nie przystąpiła do ubezpieczenia chorobowego – 11,26%,

● dochodu do opodatkowania, tj. przychodu pomniejszonego o składki na ubezpieczenia społeczne finansowane przez zleceniobiorcę oraz o koszty uzyskania tego przychodu,

● zaliczki na podatek obliczonej w wysokości 12% lub na wniosek zleceniobiorcy 32% dochodu, lub ryczałtu, jeżeli wynagrodzenie spełnia warunki do opodatkowania w ten sposób,

● wynagrodzenia do wypłaty po pomniejszeniu o ewentualną wpłatę na PPK zleceniobiorcy.

Dodatkowo na rozliczeniu mogą znaleźć się podpisy zleceniobiorcy i zleceniodawcy.

U osób, których przychody z umowy zlecenia (działalność wykonywana osobiście) są zwolnione z podatku dochodowego na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 148 ustawy o pdof (patrz poniżej – „ulga dla młodych”), zaliczka na podatek nie jest obliczana i pobierana. Zatem odliczeniu od wynagrodzenia podlegają wyłącznie składki na ZUS oraz ewentualna wpłata na PPK.

Co ważne, od 1 stycznia 2023 r. zleceniobiorcy również mogą złożyć oświadczenie PIT-2 w sprawie zastosowania miesięcznej kwoty zmniejszającej podatek. Maksymalnie będzie można złożyć oświadczenie trzem płatnikom. Podatnik wskazuje, jaką kwotę dany płatnik może stosować: 1/12, 1/24 czy 1/36.

Obowiązek wystawienia przez zleceniobiorcę rachunku po wykonaniu pracy powinien wynikać z treści umowy cywilnej. Nie ma bowiem obowiązku ustawowego, aby osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej musiała go wystawić, przy czym powinna to zrobić na żądanie nabywcy usługi. Rachunek jest dokumentem przydatnym dla obu stron. Stanowi potwierdzenie dokonania transakcji (wykonania usługi) i rozliczenia wynagrodzenia zgodnie z umową. Dodatkowo dla zleceniodawcy stanowi dokument będący podstawą do ujęcia kosztu z tytułu wynagrodzenia w księgach rachunkowych, a także odprowadzenia należności podatkowo-składkowych.

Jeśli zleceniobiorca nie ma dostatecznej wiedzy na temat prawidłowego naliczenia podatku czy składek, zleceniodawca jako płatnik może pomóc w sporządzeniu rachunku i taka praktyka jest często spotykana. Terminy wystawiania rachunków najlepiej określić w treści umowy zlecenia. Jeżeli strony tego nie zrobiły, rachunek wystawia się w terminie 7 dni od wykonania zlecenia bądź zakończenia okresu rozliczeniowego. Trzeba jednak przy tym pamiętać, że odkąd obowiązuje minimalna stawka godzinowa dla zleceniobiorców i konieczność wypłaty wynagrodzenia w kwocie wynikającej z wysokości tej stawki co najmniej raz w miesiącu (w przypadku umów zawartych na czas dłuższy niż 1 miesiąc), rachunek powinien być wystawiony w takim terminie, aby płatność mogła być w danym miesiącu zrealizowana. W przypadku gdy strony w umowie nie określiły sposobu potwierdzania liczby godzin wykonania zlecenia, przyjmujący zlecenie przedkłada w formie pisemnej, elektronicznej lub dokumentowej informację o liczbie godzin pracy nad zleceniem, w terminie poprzedzającym termin wypłaty wynagrodzenia.

Rachunek powinien być sporządzony zgodnie z warunkami zawartej umowy cywilnej, czyli zgodnie z jej przedmiotem, oraz z zastosowaniem zasad wyceny lub według z góry określonej odpłatności (np. ryczałtowej).

Jeżeli rozliczenia z tytułu wynagrodzenia za umowę cywilnoprawną nie są dokonywane na rachunku do umowy, lecz na listach zawierających wszystkie niezbędne pozycje, zasadniczo nie ma potrzeby sporządzania rachunku do takich list.

3. Obliczanie miesięcznych zaliczek na podatek

Od 1 stycznia 2023 r. nie zmienia się skala podatkowa. Najniższa stawka wynosi 12%, kwota zmniejszająca podatek – 3600 zł (miesięcznie 300 zł), kwota wolna od podatku – 30 000 zł.

Tabela 12. Skala podatkowa obowiązująca w 2023 r.

Zaliczki za miesiące od stycznia do grudnia wynoszą:

1) za miesiące, w których dochód podatnika uzyskany od początku roku od danego płatnika nie przekroczył kwoty 120 000 zł – 12% dochodu uzyskanego w danym miesiącu,

2) za miesiąc, w którym dochód podatnika uzyskany od początku roku od danego płatnika przekroczył kwotę 120 000 zł – 12% od tej części dochodu uzyskanego w tym miesiącu, która nie przekroczyła tej kwoty, i 32% od nadwyżki ponad kwotę 120 000 zł,

3) za miesiące następujące po miesiącu, o którym mowa w pkt 2 – 32% dochodu uzyskanego w danym miesiącu od danego płatnika.

Jeżeli podatnik złoży płatnikowi oświadczenie, że za dany rok zamierza preferencyjnie opodatkować dochody, tj. wspólnie z małżonkiem lub jako osoba samotnie wychowująca dziecko, a za rok podatkowy przewidywane, określone w oświadczeniu:

1) dochody podatnika nie przekroczą kwoty 120 000 zł, a małżonek lub dziecko nie uzyskują żadnych dochodów, które łączy się z dochodami podatnika – zaliczki za wszystkie miesiące roku podatkowego wynoszą 12% dochodu uzyskanego w danym miesiącu od tego płatnika i są dodatkowo pomniejszane za każdy miesiąc o kwotę stanowiącą 1/12 kwoty zmniejszającej podatek,

2) dochody podatnika przekroczą kwotę 120 000 zł, a dochody małżonka lub dziecka, które łączy się z dochodami podatnika, nie przekraczają tej kwoty – zaliczki za wszystkie miesiące roku podatkowego wynoszą 12% dochodu uzyskanego w danym miesiącu od tego płatnika.

Dochodem są tu uzyskane w ciągu miesiąca przychody ze stosunku pracy i pokrewnych wraz z zasiłkami wypłacanymi przez płatnika, po odliczeniu kosztów uzyskania oraz po odliczeniu potrąconych przez płatnika w danym miesiącu składek na ubezpieczenie społeczne potrącanych przez płatnika z dochodu podatnika.

Jeżeli świadczenia w naturze, świadczenia ponoszone za podatnika lub inne nieodpłatne świadczenia przysługują podatnikowi za okres dłuższy niż miesiąc, przy obliczaniu zaliczek za poszczególne miesiące przyjmuje się ich wartość w wysokości przypadającej na jeden miesiąc. Jeżeli nie jest możliwe określenie, jaka część tych świadczeń przypada na jeden miesiąc, a doliczenie całej wartości w miesiącu ich uzyskania spowodowałoby niewspółmiernie wysoką zaliczkę w stosunku do wypłaty pieniężnej, płatnik, na wniosek podatnika, ograniczy pobór zaliczki za dany miesiąc i pobierze pozostałą część zaliczki w następnych miesiącach roku podatkowego.

Należy podkreślić, że pracownik może złożyć pracodawcy wniosek o pominięcie przy obliczaniu zaliczek na podatek miesięcznej kwoty kosztów uzyskania przychodów 250 zł, a od 1 stycznia 2023 r. także podwyższonych w wysokości 300 zł.

Od 1 stycznia 2023 r. płatnik będący zakładem pracy nie pobiera zaliczek na podatek, jeżeli podatnik (pracownik, zleceniobiorca) złoży temu płatnikowi wniosek o niepobieranie zaliczek w danym roku podatkowym. Podatnik może złożyć taki wniosek o ile przewiduje, że uzyskane przez niego dochody podlegające opodatkowaniu na zasadach ogólnych, według skali, nie przekroczą w roku podatkowym kwoty 30 000 zł. W przypadku uzyskania przez podatnika dochodów przekraczających u tego płatnika w roku podatkowym wskazaną kwotę, płatnik oblicza zaliczki bez pomniejszania o kwotę zmniejszającą podatek.

4. PIT-2 oświadczenia/wnioski podatnika

W związku z wejściem w życie od 1 stycznia 2023 r. nowych przepisów ustawy o pdof dotyczących zasad składania oświadczeń i wniosków mających wpływ na obliczanie zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych, do celów zastosowania lub zaprzestania stosowania określonych preferencji podatkowych w postaci m.in.:

● kwoty zmniejszającej podatek,

● wspólnego opodatkowania dochodów,

● podwyższonych kosztów uzyskania przychodów czy

● zwolnień podatkowych (warunki korzystania z poszczególnych ulg opisano w pkt 6),

Ministerstwo Finansów przygotowało nowy wzór PIT-2. Jednak nie jest to wzór bezwzględnie obowiązujący, lecz proponowany przez resort (dodany od 1 stycznia 2023 r. art. 31a ust. 2 ustawy o pdof). Płatnik może nadal stosować opracowane przez siebie formularze w tym zakresie. Ponadto ważne pozostają oświadczenia i wnioski złożone przez podatnika w poprzednich latach, o ile przepisy ustawy o pdof nie zastrzegają ważności takich dokumentów tylko w danym roku. Dotychczas przepisy ustawy o pdof nie w każdym przypadku określały formę, w jakiej oświadczenie czy wniosek powinny być złożone płatnikowi podatku (na piśmie lub w inny sposób). Od 1 stycznia 2023 r. ta sytuacja uległa zmianie. Dodany w ustawie o pdof art. 31a ust. 2 wprost wskazuje, że podatnik składa płatnikowi na piśmie, albo w inny przyjęty u danego płatnika sposób, oświadczenia i wnioski mające wpływ na obliczenie zaliczki. Zatem dopuszczalną formą, oprócz pisemnej, będzie również elektroniczna. Powinnością płatnika podatku będzie wprowadzenie zasad w tym zakresie. Jeżeli płatnik wykorzystuje w kontaktach z pracownikami system kadrowo-płacowy (np. przez tzw. pulpit pracownika), oświadczenia i wnioski mogą być składane przez taki system.

Pozostałe zasady związane ze składaniem przez podatnika wniosków i oświadczeń oraz stosowaniem ich przez płatnika podatku (art. 31a ust. 3–10 ustawy o pdof) są następujące:

● podatnik jest zobowiązany wycofać lub zmienić złożone uprzednio oświadczenie lub wniosek, jeżeli uległy zmianie okoliczności mające wpływ na obliczenie zaliczki;

● wycofanie i zmiana złożonego uprzednio przez podatnika oświadczenia lub wniosku następuje w drodze nowego oświadczenia lub wniosku;

● jeżeli podatnik złoży płatnikowi oświadczenie lub wniosek mające wpływ na obliczanie zaliczki, płatnik uwzględnia je najpóźniej od miesiąca następującego po miesiącu, w którym je otrzymał;

● oświadczenie i wniosek mające wpływ na obliczenie zaliczki dotyczą również kolejnych lat podatkowych, chyba że odrębny przepis stanowi inaczej;

● po ustaniu stosunku prawnego stanowiącego podstawę dokonywania przez płatnika świadczeń podatnikowi płatnik przy obliczaniu zaliczki pomija oświadczenia i wnioski złożone uprzednio przez podatnika, z wyjątkiem wniosków o:

– obliczanie zaliczek na podatek bez stosowania zwolnienia od podatku przychodów otrzymanych przez podatnika do ukończenia 26 lat,

– niestosowanie miesięcznych kosztów uzyskania przychodów ze stosunku służbowego, stosunku pracy, spółdzielczego stosunku pracy oraz pracy nakładczej (zwykłych lub podwyższonych);

● jeżeli podatnik złoży płatnikowi oświadczenie, że spełnia warunki do stosowania zwolnień przychodów z podatku dla: przenoszących miejsce zamieszkania do Polski (w oświadczeniu podatnik wskazuje również rok rozpoczęcia i zakończenia stosowania zwolnienia przez płatnika), wychowujących co najmniej 4 dzieci, aktywnych zawodowo podatników w wieku emerytalnym, płatnik oblicza zaliczkę z uwzględnieniem tych zwolnień. Oświadczenie jest składane pod rygorem odpowiedzialności karnej za złożenie fałszywego oświadczenia i zawiera klauzulę o następującej treści: Jestem świadomy odpowiedzialności karnej za złożenie fałszywego oświadczenia. Klauzula ta zastępuje pouczenie organu o odpowiedzialności karnej za składanie fałszywych oświadczeń;

● w przypadku gdy zaniżenie lub nieujawnienie przez płatnika podstawy opodatkowania wynikało z zastosowania przez niego złożonych przez podatnika wniosków lub oświadczeń mających wpływ na obliczenie zaliczki, nie stosuje się przepisu art. 26a § 2 Ordynacji podatkowej. Oznacza to, że jeżeli podatek nie został pobrany z winy podatnika, organ podatkowy wydaje decyzję o odpowiedzialności podatnika. Odpowiedzialność podatnika może orzec w decyzji określającej wysokość zobowiązania podatkowego.

4.1. Wypełnianie formularza PIT-2

Wypełnianie PIT-2 podatnik rozpoczyna od podania właściwego dla siebie identyfikatora podatkowego, którym może być NIP lub numer PESEL. Identyfikatorem podatkowym jest:

● numer PESEL – w przypadku podatników będących osobami fizycznymi, którzy nie są zarejestrowanymi podatnikami podatku VAT lub nie prowadzą działalności gospodarczej,

● NIP – w przypadku innych niż ww. podmiotów podlegających obowiązkowi ewidencyjnemu, w tym m.in. podmiotów będących płatnikami podatku lub składek ubezpieczeniowych (art. 2–3 ustawy z 13 października 1995 r. o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników).

Podatnik wypełnia tylko te części, w zakresie których składa oświadczenie lub wniosek. Oświadczenia lub wnioski są składane poprzez zaznaczenie właściwego kwadratu (można wskazać ich więcej niż jeden), a w części E w poz. 10 (dotyczy zamiaru preferencyjnego opodatkowania dochodów z małżonkiem lub jako osoba samotnie wychowująca dziecko) dodatkowo poprzez skreślenie niewłaściwej treści w pkt 1 albo 2 (punkty te dotyczą wysokości dochodów przewidywanych przez podatnika korzystającego z preferencji dotyczącej wspólnego opodatkowania dochodów) oraz złożenie podpisu w części K formularza.

4.1.1. Podatnicy uprawnieni do kwoty zmniejszającej podatek

Od 1 stycznia 2023 r. do przychodów uzyskiwanych przez rezydentów podatkowych będących innymi osobami zatrudnionymi niż pracownicy również będzie możliwe zastosowanie miesięcznej kwoty zmniejszającej podatek (wynoszącej 300 zł miesięcznie dla jednego źródła przychodów, tj. 3600 zł rocznie, i wyłącznie na podstawie oświadczenia złożonego przez uprawnionego podatnika, które jest ważne do czasu jego zmiany). Zatem płatnicy niżej wymienionych przychodów będą zobowiązani, na wniosek otrzymujących je podatników, do stosowania omawianego zmniejszenia. Wskazaną preferencją będą objęte:

● przychody z osobiście wykonywanej działalności artystycznej, literackiej, naukowej, trenerskiej, oświatowej i publicystycznej, w tym z tytułu udziału w konkursach z dziedziny nauki, kultury i sztuki oraz dziennikarstwa, przychody z tytułu udziału w badaniach i eksperymentach prowadzonych przez podmioty tworzące system szkolnictwa wyższego i nauki, jak również przychody z uprawiania sportu, stypendia sportowe przyznawane na podstawie odrębnych przepisów oraz przychody sędziów z tytułu prowadzenia zawodów sportowych,

● przychody z działalności polskich arbitrów uczestniczących w procesach arbitrażowych z partnerami zagranicznymi,

● przychody otrzymywane przez osoby wykonujące czynności związane z pełnieniem obowiązków społecznych lub obywatelskich, bez względu na sposób powoływania tych osób, nie wyłączając odszkodowania za utracony zarobek,

● przychody osób, którym organ władzy lub administracji państwowej albo samorządowej, sąd lub prokurator, na podstawie właściwych przepisów, zlecił wykonanie określonych czynności, a zwłaszcza przychody biegłych w postępowaniu sądowym, dochodzeniowym i administracyjnym oraz płatników i inkasentów należności publicznoprawnych, a także przychody z tytułu udziału w komisjach powoływanych przez organy władzy lub administracji państwowej albo samorządowej,

● przychody otrzymywane przez osoby, niezależnie od sposobu ich powoływania, należące do składu zarządów, rad nadzorczych, komisji lub innych organów stanowiących osób prawnych,

● przychody otrzymywane przez członków Rady Mediów Narodowych,

● przychody z tytułu wykonywania usług, na podstawie umowy zlecenia lub umowy o dzieło,

● przedsiębiorstwa w spadku (z wyjątkiem przychodów uzyskanych na podstawie umów zawieranych w ramach prowadzonej przez podatnika pozarolniczej działalności gospodarczej),

● przychody uzyskane na podstawie umów o zarządzanie przedsiębiorstwem, kontraktów menedżerskich lub umów o podobnym charakterze, w tym przychody z tego rodzaju umów zawieranych w ramach prowadzonej przez podatnika pozarolniczej działalności gospodarczej,

● przychody z praw majątkowych, za które uważa się w szczególności przychody z praw autorskich i praw pokrewnych w rozumieniu odrębnych przepisów, praw do projektów wynalazczych, praw do topografii układów scalonych, znaków towarowych i wzorów zdobniczych, w tym również z odpłatnego zbycia tych praw,

● świadczenia pieniężne wypłacane z tytułu odbywania praktyk absolwenckich, o których mowa w ustawie z 17 lipca 2009 r. o praktykach absolwenckich, lub odbywania stażu uczniowskiego, o którym mowa w art. 121a ustawy z 14 grudnia 2016 r. – Prawo oświatowe.

4.1.2. Zasady składania PIT-2 u kilku płatników podatku

Podatnik uzyskujący w danym miesiącu przychody od więcej niż jednego płatnika może złożyć oświadczenie o stosowaniu pomniejszenia podatku (część C formularza PIT-2), jeżeli:

● łączna kwota pomniejszenia stosowana przez wszystkich płatników w tym miesiącu nie przekracza kwoty stanowiącej 1/12 kwoty zmniejszającej podatek (300 zł) oraz

● w roku podatkowym podatnik za pośrednictwem płatnika nie skorzystał w pełnej wysokości z pomniejszenia kwoty zmniejszającej podatek, w tym również gdy złożył wniosek o niepobieranie zaliczek w danym roku podatkowym (w sytuacji gdy przewiduje, że uzyskane przez niego dochody podlegające opodatkowaniu na zasadach ogólnych – według skali podatkowej, nie przekroczą w roku podatkowym kwoty 30 000 zł).

Oświadczenie o stosowaniu miesięcznego pomniejszenia podatku podatnik może złożyć nie więcej niż 3 płatnikom (dotyczy to również sytuacji, gdy od tego samego podmiotu uzyskuje przychody z różnych tytułów). W oświadczeniu podatnik wskazuje, że płatnik jest uprawniony do pomniejszenia zaliczki o kwotę stanowiącą pełne miesięczne pomniejszenie lub jego część. W przypadku gdy podatnik uzyskuje od tego samego płatnika przychody z różnych tytułów, płatnik stosuje do tych przychodów złożone oświadczenie o stosowaniu pomniejszenia. Jednak łączna kwota pomniejszenia zastosowana w danym miesiącu przez tego płatnika nie może przekroczyć kwoty wskazanej w tym oświadczeniu.

Tabela 13. Wysokość kwoty zmniejszającej podatek w zależności od liczby płatników upoważnionych do jej stosowania

Ponieważ złożenie oświadczenia jest fakultatywne, podatnik może w ogóle od tego odstąpić i nie składać PIT-2. W takim przypadku płatnik nie stosuje kwoty zmniejszającej podatek. Natomiast w sytuacji gdy podatnik:

● złożył oświadczenie i chce zrezygnować ze stosowania zmniejszenia – składa rezygnację na tym samym formularzu PIT-2; może to zrobić również w inny sposób przewidziany przez płatnika podatku, który nie stosuje ministerialnego wzoru tego dokumentu;

● chce powrócić do stosowania przez płatnika kwoty zmniejszającej podatek – składa nowe oświadczenie.

Część D formularza PIT-2, jest przeznaczona dla podatników uzyskujących świadczenia od ściśle określonych płatników podatku, tj.:

● rolniczej spółdzielni produkcyjnej i innych spółdzielni zajmujących się produkcją rolną oraz

● organu egzekucyjnego wypłacającego za zakład pracy należności ze stosunku pracy i stosunków pokrewnych lub podmiotu niebędącego następcą prawnym zakładu pracy, przejmującego zobowiązania zakładu pracy wynikające ze stosunku pracy i stosunków pokrewnych.

Wskazany płatnik pomniejsza zaliczkę na podatek obliczoną od dokonywanych świadczeń o kwotę stanowiącą 1/12 kwoty zmniejszającej podatek bez oświadczenia podatnika. Jednak zastosowanie pełnej kwoty pomniejszenia nie będzie możliwe, jeżeli podatnik złoży płatnikowi oświadczenie o stosowaniu kwoty zmniejszającej w wysokości 150 zł lub 100 zł albo wniosek o rezygnację ze stosowania pomniejszenia (art. 31b ust. 4 ustawy o pdof).

Podatnik, który złożył oświadczenie o podziale kwoty zmniejszającej podatek (częściowym jej zastosowaniu przez płatnika), może je wycofać.

4.1.3. Oświadczenia i wnioski dotyczące korzystania ze zwolnień podatkowych

W formularzu PIT-2 zawarte są również oświadczenia i wnioski, z których podatnik może korzystać. Poniżej opisujemy poszczególne części PIT-2.

Oświadczenie to podatnik składa pracodawcy, rolniczej spółdzielni produkcyjnej oraz innym spółdzielniom zajmującym się produkcją rolną. Podatnik wskazuje sposób, w jaki zamierza opodatkować swoje dochody za dany rok podatkowy, przewidziany dla małżonków lub osób samotnie wychowujących dzieci. Jednocześnie informuje o przewidywanych dochodach w tym roku. W przypadku gdy z oświadczenia wynika, że:

● dochody podatnika nie przekroczą kwoty 120 000 zł, a małżonek lub dziecko nie uzyskują żadnych dochodów, które łączy się z dochodami podatnika – zaliczki za wszystkie miesiące roku podatkowego wynoszą 12% dochodu uzyskanego w danym miesiącu od tego płatnika i są dodatkowo pomniejszane za każdy miesiąc o kwotę stanowiącą 1/12 kwoty zmniejszającej podatek (co do zasady płatnik stosuje podwójną kwotę zmniejszającą podatek),

● dochody podatnika przekroczą kwotę 120 000 zł, a dochody małżonka lub dziecka, które łączy się z dochodami podatnika, nie przekraczają tej kwoty – zaliczki za wszystkie miesiące roku podatkowego wynoszą 12% dochodu uzyskanego w danym miesiącu od tego płatnika.

W tej części oświadczenia podatnik może też zrezygnować ze stosowania tego rodzaju preferencyjnego ustalania wysokości podatku.

Pracownik, którego miejsce stałego lub czasowego zamieszkania jest położone poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy i który nie uzyskuje dodatku za rozłąkę, może oświadczyć ten fakt pracodawcy. Skutkuje to tym, że w takim przypadku pracownikowi przysługują wyższe koszty uzyskania przychodów wynoszące 300 zł miesięcznie.

W tej części oświadczenia pracownik może również zrezygnować ze stosowania podwyższonych kosztów uzyskania przychodów (np. jeżeli nie ma już do tego przesłanek albo chce rozliczyć je samodzielnie w zeznaniu rocznym). Oświadczenie jest ważne do czasu jego zmiany.

Oświadczenie w tej części jest składane płatnikowi wypłacającemu przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej i spółdzielczego stosunku pracy, z umów zlecenia, o których mowa w art. 13 pkt 8 ustawy o pdof, oraz z zasiłku macierzyńskiego przez podatnika korzystającego ze zwolnienia osiąganych przychodów z opodatkowania z tytułu:

● przeniesienia swojego miejsca zamieszkania do Polski z podaniem okresu stosowania tego zwolnienia (ulga na powrót),

● wychowywania co najmniej 4 dzieci (ulga dla rodzin 4+),

● posiadania statusu emeryta, lecz nieotrzymywania emerytury (ulga dla pracujących seniorów).

Podatnik określa przysługujące mu zwolnienie, zaznaczając właściwy kwadrat (oświadczenie jest ważne do czasu jego zmiany). Może też wskazać więcej niż jeden tytuł do zastosowania zwolnienia, przy czym roczny limit przychodów nieobjętych podatkiem ze wszystkich wskazanych tytułów oraz dla podatników do 26 lat jest wspólny i wynosi 85 528 zł.

Podatnik może zrezygnować ze stosowania danego zwolnienia, składając oświadczenie w tej samej części PIT-2. Rezygnacja dotyczy wówczas wszystkich tytułów do zwolnienia. Jeżeli jednak zachowuje prawo do jednego z dwóch uprzednio oświadczonych i przysługujących mu tytułów, powinien złożyć nowe oświadczenie.

Wniosek w tej części PIT-2 składa się płatnikowi wypłacającemu przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej i spółdzielczego stosunku pracy, z umów zlecenia, o których mowa w art. 13 pkt 8 ustawy o pdof, oraz z zasiłku macierzyńskiego. Jeśli płatnikiem jest zakład pracy, podatnik może zaznaczyć dwa kwadraty. Jest to związane z tym, że w omawianej części PIT-2 podatnik będący pracownikiem (w wieku do 26 lat) może jednocześnie zrezygnować ze stosowania przez pracodawcę kosztów uzyskania przychodów (zarówno zwykłych, jak i podwyższonych). W tej części PIT-2 można bowiem zrezygnować z kosztów uzyskania przychodów stosowanych z tytułu stosunku służbowego, stosunku pracy, spółdzielczego stosunku pracy oraz pracy nakładczej.

Podatnik uprawniony do zwolnienia przychodów z podatku ze względu na wiek (do ukończenia 26 lat) może zrezygnować z tej ulgi w trakcie roku (podatek nie jest przez płatnika naliczany automatycznie i w tym zakresie nie jest wymagana zgoda podatnika). W przypadku rezygnacji ze zwolnienia podatnik musi powiadomić o tym płatnika podatku, składając mu oświadczenie. Jednocześnie, tak jak w przypadku większości poprzednio omawianych oświadczeń, podatnik może wycofać poprzednio złożony wniosek – zarówno w zakresie ulgi w podatku, jak i pracowniczych kosztów uzyskania przychodów.

Podatnik składa wniosek o rezygnację ze stosowania 50% kosztów uzyskania przychodów:

● pracodawcy, a także

● innemu płatnikowi podatku niż pracodawca, wypłacającemu przychody, od których są naliczane 50% koszty uzyskania przychodów,

w przypadku gdy przewiduje, że przekroczy lub przekroczył ustawowy roczny limit tych kosztów (120 000 zł), a osiąga tego rodzaju przychody również w innych podmiotach. Należą do nich przychody z tytułu:

● zapłaty twórcy za przeniesienie prawa własności wynalazku, topografii układu scalonego, wzoru użytkowego, wzoru przemysłowego, znaku towarowego lub wzoru zdobniczego,

● opłaty licencyjnej za przeniesienie prawa stosowania wynalazku, topografii układu scalonego, wzoru użytkowego, wzoru przemysłowego, znaku towarowego lub wzoru zdobniczego, otrzymanej w pierwszym roku trwania licencji od pierwszej jednostki, z którą zawarto umowę licencyjną,

● korzystania przez twórców z praw autorskich i artystów wykonawców z praw pokrewnych, w rozumieniu odrębnych przepisów, lub rozporządzania przez nich tymi prawami.

Podatnik może wycofać wniosek i zobowiązać płatnika do naliczania tych kosztów.

Podatnik może złożyć wniosek w sprawie niepobierania zaliczek w roku podatkowym:

● pracodawcy,

● rolniczej spółdzielni produkcyjnej i innym spółdzielniom zajmującym się produkcją rolną oraz

● płatnikowi, o którym mowa w art. 41 ust. 1 ustawy o pdof, np. zleceniodawcy, zamawiającemu dzieło.

Jest do tego uprawniony, jeżeli przewiduje, że uzyskane przez niego dochody podlegające opodatkowaniu według skali podatkowej nie przekroczą w danym roku 30 000 zł.

W przypadku przekroczenia wskazanego limitu u płatnika podatku, któremu podatnik złożył taki wniosek, płatnik oblicza zaliczki bez stosowania kwoty zmniejszającej podatek, jeżeli podatnik był do niej uprawniony (art. 31c ust. 3 ustawy o pdof).

W tej samej części PIT-2 podatnik może wycofać złożony wniosek.

Wzór wypełnionego oświadczenia PIT-2 dla podatnika, który wnosi o pomniejszenie zaliczki na podatek dochodowy o 300 zł, zamierza opodatkować dochody łącznie z małżonkiem, spełnia warunki do skorzystania z podwyższonych KUP, wnioskuje o niestosowanie 50% kosztów uzyskania przychodów przy obliczaniu podatku

5. Rozliczenie pracownika w wieku do 26 lat – ulga „zerowy PIT dla młodych”

Zwolnione od podatku dochodowego są przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej, spółdzielczego stosunku pracy oraz umów zlecenia, zawartych z przedsiębiorstwami (działalność wykonywana osobiście), a także z tytułu odbywania praktyki absolwenckiej, o której mowa w przepisach ustawy z 17 lipca 2009 r. o praktykach absolwenckich, z tytułu odbywania stażu uczniowskiego, o którym mowa w art. 121a ustawy z 14 grudnia 2016 r. – Prawo oświatowe – uzyskane przez podatnika do ukończenia 26 roku życia, do wysokości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 85 528 zł (art. 21 ust. 1 pkt 148 ustawy o pdof). Przychodami zwolnionymi są także zasiłki macierzyńskie z ubezpieczenia społecznego.

Podatnik nie musi składać żadnego wniosku o niepobieranie zaliczek. Sam płatnik automatycznie nie potrąci zaliczek, o ile podatnik spełnia warunki co do wieku oraz wysokości przychodów. Podatnik może wystąpić do płatnika z wnioskiem, ale o pobieranie zaliczek, bez stosowania zwolnienia, jeśli spodziewa się wyższych, łącznych przychodów (z kilku źródeł) i nie chce dopłacać podatku w rozliczeniu rocznym.

Zwolnieniem objęte są wszystkie przychody ze stosunku pracy, w tym wynagrodzenie chorobowe. Natomiast z ulgi wyłączone są przychody zwolnione na podstawie innych przepisów prawa podatkowego.

Zwolnienie powyższych przychodów od podatku nie ma wpływu na obowiązek w zakresie ubezpieczeń społecznych oraz zdrowotnego z tytułu stosunku pracy i pokrewnych oraz umów zlecenia. Nadal obowiązek składkowy jest ustalany na podstawie przepisów z zakresu ubezpieczeń. Oznacza to, że z wynagrodzenia objętego zwolnieniem z PIT odlicza się tylko należne składki społeczne i/lub zdrowotną, bez potrącania zaliczki PIT.

Lista płac za sierpień 2023 r.

W przypadku gdy składka na ubezpieczenie zdrowotne obliczona od przychodu wolnego od podatku dochodowego na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 148 ustawy o pdof (ulga dla młodych) jest wyższa od kwoty zaliczki na podatek ustalonej zgodnie z przepisami ustawy o pdof w brzmieniu obowiązującym na dzień 31 grudnia 2021 r., którą płatnik obliczyłby, gdyby przychód ubezpieczonego nie był zwolniony od podatku dochodowego, składkę obliczoną za poszczególne miesiące obniża się do wysokości tej kwoty. Dokonując tego porównania nie należy odliczać od zaliczki na podatek obliczonej według zasad z 31 grudnia 2021 r. składki zdrowotnej w wysokości do 7,75% podstawy wymiaru.

Oznacza to, że osoby do 26 roku życia, objęte obowiązkiem ubezpieczenia zdrowotnego, których przychody zostały zwolnione z podatku dochodowego, automatycznie nie korzystają z obniżenia składki do 0 zł. Obliczana przez płatnika składka na ubezpieczenie zdrowotne powinna być porównana z wysokością zaliczki na podatek dochodowy, ale obliczoną według starych zasad (z zastosowaniem kwoty zmniejszającej 43,76 zł), którą płatnik obliczyłby, gdyby przychód ubezpieczonego był opodatkowany. Jeśli obliczona składka jest wyższa od tej teoretycznej zaliczki, to składka jest obniżana do jej wysokości. Jeśli natomiast obliczona składka jest równa lub niższa od kwoty tej „zaliczki”, składka potrącana jest w pełnej wysokości z dochodu ubezpieczonego.

Lista płac za wrzesień 2023 r.

* zaliczka na podatek obliczona według zasad obowiązujących 31 grudnia 2021 r.

5.1. Lista płac z obniżeniem składki zdrowotnej do wysokości zaliczki na podatek

W przypadku gdy składka na ubezpieczenie zdrowotne obliczona przez płatnika, będącego m.in. pracodawcą, w wysokości 9% podstawy wymiaru jest wyższa od kwoty odpowiadającej wysokości zaliczki na podatek dochodowy obliczonej zgodnie z przepisami ustawy o pdof w brzmieniu obowiązującym na dzień 31 grudnia 2021 r., składkę obliczoną za poszczególne miesiące obniża się do wysokości tej kwoty.

Przykładowa lista płac za wrzesień 2023 r.

6. Zwolnienia podatkowe

Dodatkowymi preferencjami w podatku dochodowym są zwolnienia przedmiotowe, z których można korzystać już w trakcie roku podatkowego, składając u płatnika stosowny wniosek.

6.1. Ulga z tytułu wychowywania co najmniej 4 dzieci – „ulga dla rodzin 4+”

Zwolnione od podatku dochodowego są przychody podatnika do wysokości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 85 528 zł, osiągnięte:

a) ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej i spółdzielczego stosunku pracy,

b) z umów zlecenia, o których mowa w art. 13 pkt 8 ustawy o pdof (działalność wykonywana osobiście),

c) z pozarolniczej działalności gospodarczej, do których mają zastosowanie zasady opodatkowania według skali podatkowej, podatkiem liniowym lub 5% podatkiem od własności intelektualnej albo zawarte w ustawie o zryczałtowanym podatku dochodowym w zakresie ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych

– który w roku podatkowym w stosunku do co najmniej 4 dzieci wykonywał władzę rodzicielską, pełnił funkcję opiekuna prawnego, jeżeli dziecko z nim zamieszkiwało, lub sprawował funkcję rodziny zastępczej na podstawie orzeczenia sądu lub umowy zawartej ze starostą, a w przypadku pełnoletnich uczących się dzieci – wykonywał ciążący na nim obowiązek alimentacyjny albo sprawował funkcję rodziny zastępczej.

Mowa tu o dzieciach:

● małoletnich,

● pełnoletnich otrzymujących zasiłek (dodatek) pielęgnacyjny lub rentę socjalną,

● pełnoletnich do ukończenia 25 roku życia, uczących się w szkołach krajowych lub zagranicznych, jeżeli w roku podatkowym dzieci te nie stosowały do swoich dochodów podatku liniowego lub zryczałtowanego oraz nie uzyskały dochodów podlegających opodatkowaniu na zasadach ogólnych (skala) lub przychodów objętych zerowym PIT dla młodych (do 26 lat), lub z tytułu przeniesienia miejsca zamieszkania – w łącznej wysokości przekraczającej 12-krotność kwoty renty socjalnej określonej w ustawie z dnia 27 czerwca 2003 r. o rencie socjalnej (Dz. U. z 2022 r. poz. 240), w wysokości obowiązującej w grudniu roku podatkowego (art. 6 ust. 4e ustawy o pdof), z wyjątkiem renty rodzinnej.

Przychodami zwolnionymi w ramach ulgi dla tej grupy podatników są także zasiłki macierzyńskie z ubezpieczenia społecznego.

6.2. Ulga z tytułu aktywności zawodowej seniorów – „ulga dla seniorów”

Kolejne zwolnienie dotyczy aktywnych zawodowo osób uprawnionych do emerytury lub renty rodzinnej. Zwolnione są przychody:

● ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej, spółdzielczego stosunku pracy,

● z umów zlecenia, o których mowa w art. 13 pkt 8 ustawy o pdof, oraz

● z pozarolniczej działalności gospodarczej, do których mają zastosowanie zasady opodatkowania według skali podatkowej, podatkiem liniowym lub 5% podatkiem od własności intelektualnej albo zawarte w ustawie o zryczałtowanym podatku dochodowym w zakresie ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych

– otrzymane przez podatnika po ukończeniu 60 roku życia w przypadku kobiety i 65 roku życia w przypadku mężczyzny – do wysokości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 85 528 zł pod warunkiem, że podatnik podlega z tytułu uzyskania tych przychodów ubezpieczeniom społecznym w rozumieniu ustawy systemowej oraz podatnik, mimo nabycia uprawnienia, nie otrzymuje:

a) emerytury lub renty rodzinnej, o których mowa w ustawie o ubezpieczeniu społecznym rolników,

b) emerytury lub renty rodzinnej, o których mowa w ustawie o zaopatrzeniu emerytalnym żołnierzy zawodowych oraz ich rodzin,

c) emerytury lub renty rodzinnej, o których mowa w ustawie o zaopatrzeniu emerytalnym funkcjonariuszy Policji, Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego, Agencji Wywiadu, Służby Kontrwywiadu Wojskowego, Służby Wywiadu Wojskowego, Centralnego Biura Antykorupcyjnego, Straży Granicznej, Straży Marszałkowskiej, Służby Ochrony Państwa, Państwowej Straży Pożarnej, Służby Celno-Skarbowej i Służby Więziennej oraz ich rodzin,

d) emerytury lub renty rodzinnej, o których mowa w ustawie o emeryturach i rentach z FUS,

e) świadczenia, o którym mowa w art. 30 ust. 1 pkt 4a, tj. pieniężnego otrzymywanego po zwolnieniu ze służby przez funkcjonariuszy służb mundurowych oraz żołnierzy, w związku ze zwolnieniem tych osób ze służby stałej,

f) uposażenia przysługującego w stanie spoczynku lub uposażenia rodzinnego, o których mowa w ustawie – Prawo o ustroju sądów powszechnych.

Zwolnienie dotyczy więc pracowników oraz zleceniobiorców, którzy osiągnęli wiek emerytalny, ale nie przeszli na wymienione świadczenie i go nie pobierają.

Przychodami zwolnionymi w ramach ulgi dla tej grupy podatników są także zasiłki macierzyńskie z ubezpieczenia społecznego.

6.3. Przeniesienie miejsca zamieszkania – „ulga na powrót”

Nieopodatkowane będą również przychody podatnika, który przeniósł miejsce zamieszkania na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, do wysokości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 85 528 zł, osiągnięte:

● ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej i spółdzielczego stosunku pracy,

● z umów zlecenia, o których mowa w art. 13 pkt 8 ustawy o pdof,

● z pozarolniczej działalności gospodarczej, do których mają zastosowanie zasady opodatkowania według skali podatkowej, podatkiem liniowym lub 5% podatkiem od własności intelektualnej albo zawarte w ustawie o zryczałtowanym podatku dochodowym w zakresie ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych

– w 4 kolejno po sobie następujących latach podatkowych, licząc od początku roku, w którym podatnik przeniósł to miejsce zamieszkania, albo od początku roku następnego.

Zwolnienie przysługuje pod warunkiem, że:

1) w wyniku przeniesienia miejsca zamieszkania na terytorium Polski podatnik podlega nieograniczonemu obowiązkowi podatkowemu oraz

2) podatnik nie miał miejsca zamieszkania w Polsce w okresie obejmującym:

a) 3 lata kalendarzowe poprzedzające bezpośrednio rok, w którym zmienił miejsce zamieszkania na terytorium RP, oraz

b) okres od początku roku, w którym zmienił miejsce zamieszkania na Polskę, do dnia poprzedzającego dzień, w którym zmienił miejsce zamieszkania na terytorium Polski, oraz

3) podatnik:

a) posiada obywatelstwo polskie, Kartę Polaka lub obywatelstwo innego niż Polska państwa członkowskiego Unii Europejskiej lub państwa należącego do EOG albo Konfederacji Szwajcarskiej, lub

b) miał miejsce zamieszkania:

– nieprzerwanie co najmniej przez okres, o którym mowa w pkt 2, w państwie członkowskim Unii Europejskiej lub państwie należącym do EOG, Konfederacji Szwajcarskiej, Australii, Republice Chile, Państwie Izrael, Japonii, Kanadzie, Meksykańskich Stanach Zjednoczonych, Nowej Zelandii, Republice Korei, Zjednoczonym Królestwie Wielkiej Brytanii i Irlandii Północnej lub Stanach Zjednoczonych Ameryki, lub

– na terytorium Polski nieprzerwanie przez co najmniej 5 lat kalendarzowych poprzedzających okres, o którym mowa w pkt 2, oraz

4) posiada certyfikat rezydencji lub inny dowód dokumentujący miejsce zamieszkania dla celów podatkowych w okresie niezbędnym do ustalenia prawa do tego zwolnienia, oraz

5) nie korzystał uprzednio, w całości lub w części, z tego zwolnienia – w przypadku podatników, którzy ponownie przeniosą miejsce zamieszkania na teren Polski.

Przychodami zwolnionymi w ramach ulgi dla tej grupy podatników są także zasiłki macierzyńskie z ubezpieczenia społecznego.

Suma przychodów zwolnionych od podatku na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 148 i 152–154 ustawy o pdof (czyli zwolnienie dla młodych i nowe wyżej wymienione) nie może w roku podatkowym przekroczyć kwoty 85 528 zł. Oznacza to, że w razie, gdy osoba spełnia warunki do zwolnień z więcej niż jednego tytułu, np. pracownik do 26 lat ma 4 dzieci, kwot rocznego limitu 85 528 zł nie sumuje się.

7. Zwolnienia a limit autorskich kosztów uzyskania przychodów

W przypadku zastosowania wyżej opisanych zwolnień (zerowy PIT dla młodych, dla rodzin wielodzietnych, pracujących seniorów, ulga relokacyjna) w zakresie przychodów ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej, spółdzielczego stosunku pracy, suma łącznych 50% kosztów uzyskania przychodów:

● z tytułu zapłaty twórcy za przeniesienie prawa własności wynalazku, topografii układu scalonego, wzoru użytkowego, wzoru przemysłowego, znaku towarowego lub wzoru zdobniczego,

● z tytułu opłaty licencyjnej za przeniesienie prawa stosowania wynalazku, topografii układu scalonego, wzoru użytkowego, wzoru przemysłowego, znaku towarowego lub wzoru zdobniczego, otrzymanej w pierwszym roku trwania licencji od pierwszej jednostki, z którą zawarto umowę licencyjną,

● z tytułu korzystania przez twórców z praw autorskich i artystów wykonawców z praw pokrewnych, w rozumieniu odrębnych przepisów, lub rozporządzania przez nich tymi prawami

– oraz przychodów zwolnionych od podatku w zakresie przychodów ze stosunku pracy i pokrewnych, nie może w roku podatkowym przekroczyć kwoty stanowiącej górną granicę I przedziału skali podatkowej, czyli 120 000 zł.

Jeśli więc pracownik korzystający z 50% kosztów autorskich jednocześnie ma prawo np. do ulgi na dzieci do kwoty 85 528 zł rocznie, to podwyższone koszty będzie mógł odliczyć tylko w takiej wysokości, by łącznie z limitem zwolnienia nie przekroczyły one 120 000 zł. Innymi słowy, w tych 120 000 zł mieszczą się zarówno przychody ze stosunku pracy zwolnione z podatku, jak i suma kosztów autorskich.

8. Lista płac dla pracownika otrzymującego przychody opodatkowane i zwolnione ze składek ZUS

Pracownik może otrzymać w danym miesiącu przychody podlegające opodatkowaniu na zasadach ogólnych i przychody zwolnione ze składek ZUS. Niektóre ze zwolnień podatkowych pokrywają się ze zwolnieniami składkowymi, np. świadczenia obowiązkowe z zakresu bhp lub należności z tytułu podróży służbowych. Jednak lista przychodów zwolnionych z podatku dochodowego od osób fizycznych jest krótsza i dlatego częściej dochodzi do sytuacji, gdy dany przychód jest opodatkowany, ale nie stanowi podstawy wymiaru składek ZUS. Przy sporządzaniu listy płac należy pamiętać o doliczeniu do podstawy opodatkowania przychodu, od którego nie zostały naliczone składki, bowiem nadal podlega on opodatkowaniu.

Lista płac za sierpień 2023 r.

W podobny sposób należy rozliczyć na liście np.:

● odprawę emerytalno-rentową,

● ryczałt pieniężny za używanie do celów służbowych w jazdach lokalnych samochodu niebędącego własnością pracodawcy czy

● świadczenie urlopowe wypłacane na podstawie ustawy o zfśs.

8.1. Rozliczenie zleceniobiorcy otrzymującego przychody opodatkowane i zwolnione ze składek ZUS

Przychodem zleceniobiorcy z tytułu działalności wykonywanej osobiście jest nie tylko wynagrodzenie za wykonane usługi, ale również dodatkowe świadczenia czy należności wskazane w umowie cywilnej, przysługujące w związku z realizowaniem przedmiotu tej umowy. Obowiązujące w podmiocie zlecającym wewnętrzne przepisy o wynagradzaniu mogą przyznawać zleceniobiorcom określone dodatkowe świadczenia, np. posiłki, pakiety medyczne, ekwiwalenty pieniężne za używanie do pracy własnego sprzętu czy narzędzi. Niewiele przychodów osiąganych przez zleceniobiorców jest zwolnionych z opodatkowania. Większość zwolnień dotyczy pracowników. Zleceniobiorcy mogą jednak zaoszczędzić na składkach, gdyż na podstawie § 5 ust. 2 pkt 2 rozporządzenia składkowego lista wyłączeń w nim zawarta ma odpowiednie zastosowanie do osób wykonujących pracę na podstawie umowy agencyjnej lub umowy zlecenia albo innej umowy o świadczenie usług, do której zgodnie z Kodeksem cywilnym stosuje się przepisy dotyczące zlecenia. Jeśli zatem zleceniobiorca ma prawo do określonych świadczeń na podstawie indywidualnej umowy czy przepisów o wynagradzaniu i są one wymienione jako zwolnione, to nie należy od nich odprowadzać składek, chyba że rozporządzenie składkowe zastrzega, iż dane zwolnienie dotyczy wyłącznie pracowników (np. świadczenia należne z tytułu podnoszenia kwalifikacji zawodowych na podstawie przepisów Kodeksu pracy). Wówczas stanowią one podstawę wymiaru składek ZUS.

Rozliczenie wynagrodzenia z umowy zlecenia za marzec 2023 r.

8.2. Sporządzanie listy płac dla pracownika otrzymującego przychody zwolnione z podatku, lecz podlegające oskładkowaniu

W zasadzie w większości przypadków osoby odpowiedzialne za sporządzanie listy płac mają do czynienia z 2 sytuacjami, tj.:

● przychód jest zwolniony zarówno z podatku dochodowego, jak i ze składek ZUS, lub

● przychód jest zwolniony ze składek ZUS, ale podlega opodatkowaniu.

Może jednak dojść do sytuacji, gdy przychód jest zwolniony z podatku, ale podlega oskładkowaniu (np. udostępnienie mieszkania pracownikowi, dofinansowanie do wypoczynku dziecka ze środków bieżących). Inne są wówczas zasady ustalania podstawy opodatkowania.

Lista płac za sierpień 2023 r.

9. Sporządzanie listy płac dla pracownika otrzymującego inne świadczenia

Wynagrodzenie za pracę, co do zasady, musi mieć postać pieniężną. Jednak oprócz pensji pracownik może otrzymywać od pracodawcy także inne dodatkowe bonusy w formie rzeczowej lub korzystania z usług czy praw. Są to świadczenia w naturze, nieodpłatne świadczenia, świadczenia ponoszone za pracowników, np. pakiety medyczne, finansowanie nauki, okolicznościowe prezenty, ubezpieczenie na życie, udostępnienie mieszkania lub samochodu służbowego do prywatnego użytku. Każda materialna korzyść, przysporzenie, również rozumiane jako zaoszczędzenie wydatku, pochodzące od pracodawcy, stanowi przychód ze stosunku pracy w rozumieniu art. 12 ust. 1 ustawy o pdof. Wartość świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń należy wycenić według zasad określonych w art. 11 ust. 2 i 2a ustawy o pdof.

Tabela 14. Zasady ustalania wartości pieniężnej innych nieodpłatnych świadczeń

* W przypadku wykorzystywania samochodu służbowego do celów prywatnych przez część miesiąca wartość świadczenia ustala się za każdy dzień wykorzystywania samochodu do celów prywatnych w wysokości 1/30 ww. kwot.

Jeżeli w danym miesiącu pracownik otrzymuje zarówno wypłaty pieniężne, jak i niepieniężne (nieodpłatne lub częściowo odpłatne), to pracodawca jako płatnik ma obowiązek odpowiednio wycenić świadczenia niepieniężne, a następnie zsumować wartość wszystkich otrzymanych świadczeń i od łącznego przychodu odliczyć zobowiązania publicznoprawne. Zobowiązania te są naliczane od łącznego przychodu/dochodu, w tym od tego niepieniężnego, i w końcowym etapie rozliczania listy płac zostają potrącone z pensji. Im wyższa wartość np. świadczenia rzeczowego, tym mniej pieniędzy otrzyma pracownik.

Przy dokonywaniu obliczeń należy zwrócić uwagę na odmienną wycenę świadczenia z tytułu zakwaterowania do celów podatkowych i składkowych oraz zwolnienie tego świadczenia z podatku dochodowego przy jednoczesnym obowiązku naliczenia od niego składek ZUS.

Jeżeli przedmiotem świadczenia jest udostępnienie lokalu lub budynku, wycenia się je według równowartości czynszu, jaki przysługiwałby w razie zawarcia umowy najmu tego lokalu lub budynku. Wycena podatkowa odpowiada więc wysokości czynszu, jaki musiałby opłacić pracownik, gdyby to on był stroną umowy najmu.

Jednak zwolniona z podatku jest wartość świadczeń ponoszonych przez pracodawcę z tytułu zakwaterowania pracowników do wysokości nieprzekraczającej miesięcznie kwoty 500 zł (art. 21 ust. 1 pkt 19 ustawy o pdof). Wskazany przepis ma zastosowanie do pracowników, których miejsce zamieszkania jest położone poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy, a podatnik nie korzysta z podwyższonych kosztów uzyskania przychodów, zarówno miesięcznych, jak i rocznych. Zatem pracownik, który sam mieszka w wynajętym przez pracodawcę lokalu, nie zapłaci podatku od świadczenia do wysokości 500 zł miesięcznie. Zapłaci go dopiero od nadwyżki ponad ten limit. Nadwyżką jest różnica między wycenioną odpowiednio wartością świadczenia a kwotą 500 zł.

Koszty ponoszone przez pracodawcę z tytułu udostępnienia lokalu mieszkalnego są przychodem ze stosunku pracy i podwyższają podstawę wymiaru składek ubezpieczeniowych, ponieważ nie zostały uwzględnione wśród wyłączeń wskazanych w rozporządzeniu składkowym.

Do podstawy wymiaru składek przyjmuje się wartość pieniężną tego świadczenia. Wartość pieniężną świadczeń w naturze do celów składkowych ustala się w wysokości ekwiwalentu pieniężnego określonego w przepisach o wynagradzaniu, a w razie ich braku, jeżeli przedmiotem świadczenia jest udostępnienie pracownikowi lokalu mieszkalnego – jego wartość ustala się według zasad opisanych w tabeli 18.

Jeśli natomiast pracownik dokłada się do czynszu, to możliwe jest zastosowanie zwolnienia na podstawie § 2 ust. 1 pkt 26 rozporządzenia składkowego. Wyłączone są tu bowiem korzyści materialne wynikające z układów zbiorowych pracy, regulaminów wynagradzania lub przepisów o wynagradzaniu, a polegające na uprawnieniu do zakupu po cenach niższych niż detaliczne niektórych artykułów, przedmiotów lub usług (...). Jednak w przypadku korzyści polegającej na udostępnieniu lokum niezbędne jest, by to pracodawca (płatnik składek) był właścicielem nieruchomości i jej użyczył pracownikowi. Taki jest warunek w tym zakresie, co wynika np. z interpretacji ZUS oddział w Lublinie, z 11 lipca 2017 r. (DI/200000/43/843/2017). Oczywiście poza tym pracownik musiałby ponosić choć częściową opłatę za mieszkanie, a korzyść materialna tego rodzaju wynika z układu zbiorowego pracy, regulaminu wynagradzania lub innych przepisów o wynagradzaniu.

Tabela 15. Sposoby wyceny udostępniania pracownikowi lokalu mieszkalnego do celów składkowych

Przykładowa lista płac za sierpień 2023 r.

10. Sporządzanie listy płac dla pracownika otrzymującego świadczenia z zfśs

Pracownicy są uprawnieni do korzystania ze środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych. Świadczenia w formie usług, rzeczy lub pieniędzy powinny być przyznawane zgodnie z regulaminem funduszu, w tym z uwzględnieniem kryteriów socjalnych (sytuacji życiowej, rodzinnej, materialnej osoby uprawnionej). Jeżeli są wypłacane bądź przekazywane prawidłowo, tj. zgodnie z założeniami działalności socjalnej, podlegają zwolnieniu ze składek ZUS. Zwolnienie ze składek nie jest uzależnione ani od rodzaju świadczenia, ani od jego wysokości. Natomiast z podatku dochodowego w okresie od 2020 r. do końca 2023 r. (tj. do końca roku podatkowego następującego po roku, w którym odwołano stan epidemii ogłoszony z powodu COVID-19), zwolniona jest wartość otrzymanych przez pracownika w związku z finansowaniem działalności socjalnej, o której mowa w przepisach o zfśs, rzeczowych świadczeń oraz otrzymanych przez niego w tym zakresie świadczeń pieniężnych, sfinansowanych w całości ze środków zfśs lub funduszy związków zawodowych, łącznie do wysokości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 2000 zł. Rzeczowymi świadczeniami nie są bony, talony i inne znaki, uprawniające do ich wymiany na towary lub usługi (art. 21 ust. 1 pkt 67 ustawy o pdof). Zwolnienie podatkowe jest więc obwarowane kilkoma warunkami. Jeden z nich dotyczy rocznej sumy wartości świadczeń, tj. 2000 zł. Po jej przekroczeniu pracodawca musi od nadwyżki odprowadzić zaliczkę na podatek.

Lista płac za sierpień 2023 r.

10.1. Rozliczenie zleceniobiorcy otrzymującego świadczenia z zfśs

Osoby wykonujące pracę na podstawie umowy zlecenia mogą być odbiorcami świadczeń finansowanych z zfśs. Wówczas zleceniobiorca osiąga przychód, ale ze źródła, jakim jest działalność wykonywana osobiście (art. 13 pkt 8 ustawy o pdof). Nie można bowiem ograniczać pojęcia przychodu z tego źródła tylko do wynagrodzenia. Dlatego do przychodów z działalności wykonywanej osobiście zalicza się zarówno wynagrodzenie, jak i inne świadczenia przekazane w związku z łączącym strony stosunkiem cywilnoprawnym. W odniesieniu do zleceniobiorców nie przewidziano żadnego zwolnienia z podatku dochodowego, nawet jeśli świadczenie pochodzi z zfśs. Roczne zwolnienie limitowane do wysokości 2000 zł (do końca 2023 r.) dotyczy wyłącznie pracowników. Zatem pełną wartość świadczenia socjalnego otrzymanego przez zleceniobiorcę należy zsumować z pozostałym przychodem za wykonanie zlecenia i od łącznego dochodu pobrać podatek. Wyjątkiem są przychody zleceniobiorców w wieku do 26 lat, objęte ulgą „zerowy PIT dla młodych”. Natomiast ze względu na to, że wyłączenia z podstawy wymiaru składek ZUS odnoszą się też do zleceniobiorców, którzy są uprawnieni do korzystania z zfśs, otrzymane przez te osoby świadczenia nie podlegają obciążeniom składkowym, bez względu na wysokość.

Rozliczenie przychodu za wrzesień 2023 r.

11. Lista płac dla chorującego pracownika

Zdarza się, że za dany miesiąc pracownikowi przysługują wynagrodzenie za pracę oraz świadczenia z tytułu niezdolności do pracy spowodowanej chorobą, tj. wynagrodzenie chorobowe lub zasiłek. Wynagrodzenie chorobowe przysługuje od pracodawcy łącznie za 33 dni choroby w roku kalendarzowym, a w przypadku pracownika, który ukończył 50 lat – za 14 dni. Stanowi ono przychód ze stosunku pracy opodatkowany na ogólnych zasadach, który jest wyłączony z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne (art. 18 ust. 2 ustawy systemowej). Wynagrodzenie chorobowe należy jednak wliczyć do podstawy wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne. Zasiłek z ubezpieczenia chorobowego, przysługujący począwszy od 34 (15) dnia choroby, nie jest przychodem ze stosunku pracy, lecz przychodem „z innych źródeł”. Oznacza to, że przy obliczaniu zaliczki na podatek od zasiłku nie stosuje się żadnych kosztów uzyskania przychodów ani odliczenia z tytułu składek ZUS. Zasiłki nie stanowią bowiem podstawy wymiaru składek ani na ubezpieczenia społeczne, ani na ubezpieczenie zdrowotne.

Lista płac za wrzesień 2023 r.

12. Rozliczenie wynagrodzenia zleceniobiorcy, który nabył prawo do zasiłku

W przypadku choroby zleceniobiorca od pierwszego dnia choroby nabywa prawo do zasiłku z ubezpieczenia społecznego, ale tylko wówczas, gdy przystąpi do dobrowolnego ubezpieczenia chorobowego i legitymuje się odpowiednim okresem tego ubezpieczenia (tzw. okresem wyczekiwania wynoszącym 90 dni). Jeżeli płatnik składek (zleceniodawca) jest uprawniony do wypłaty zasiłków, to wypłaca on również zasiłek chorobowy przysługujący zleceniobiorcy. Co do zasady przychody z tytułu wykonywania usług na podstawie umowy zlecenia stanowią przychody z działalności wykonywanej osobiście. Jednak do tej kategorii nie można zaliczyć zasiłków. Należą one do innych źródeł. W przeciwieństwie do zakładów pracy, które są płatnikami zasiłków na rzecz pracowników i pobierają zaliczkę na podatek dochodowy od wypłacanych im zasiłków, podmiot, który jest zleceniodawcą, nie jest uprawniony do tej czynności. Oznacza to, że zasiłek wypłaca w wysokości brutto, bez potrącania zaliczki na podatek. Jednak nie zmienia to faktu, że zasiłki dla zleceniobiorców są opodatkowane. Płatnikiem podatku będzie zleceniobiorca, który dokona rozliczenia z tego tytułu w rocznym zeznaniu podatkowym na podstawie otrzymanej od zleceniodawcy informacji PIT-11.

Należy podkreślić, że brakuje ustawowego wzoru na zmniejszenie wynagrodzenia z umowy zlecenia z powodu choroby. Wynagrodzenie może być zmniejszone tylko wtedy, gdy zleceniobiorca nie wykonał zleconych mu prac ze względu na niezdolność do ich wykonania. Jeżeli jednak mimo choroby wykonał usługę, to przysługuje mu pełne wynagrodzenie. Zleceniodawca wypłaca umówione wynagrodzenie za wykonanie zadań w danej jednostce czasu. Jeżeli jednak choroba spowodowała, że zleceniobiorca nie zrealizował wszystkich usług, to można zmniejszyć jego wynagrodzenie odpowiednio do wykonanej pracy. W związku z tym, że nie ma żadnego ogólnego wzoru czy metody zmniejszenia, zleceniodawca może np. ustalić, w jakim procencie zleceniobiorca wykonał zlecenie, i według tego odpowiednio obliczyć kwotę wynagrodzenia. Przy odpłatnościach miesięcznych kwotę można podzielić przez liczbę dni kalendarzowych miesiąca i pomnożyć przez liczbę dni, w których zleceniobiorca był zdrowy i wykonywał zlecenie.

Rozliczenie przychodu za sierpień 2023 r.

13. Lista płac dla pracownika, który przekroczył I próg podatkowy

Ważnym zagadnieniem, z jakim można się spotkać w płacowej praktyce, jest prawidłowe ustalenie momentu naliczenia wyższej zaliczki na podatek dochodowy, tj. 32%.

Od 1 stycznia 2023 r. kwota stanowiąca górną granicę I przedziału skali podatkowej nadal wynosi 120 000 zł. Jest to kwota dochodu liczona narastająco od początku roku, uzyskana przez pracownika w danym zakładzie pracy. Dochód należy tu rozumieć jako przychód pomniejszony o koszty jego uzyskania oraz o składki na ubezpieczenia społeczne potrącone przez płatnika ze środków pracownika.

Aby sprawdzić, od którego miesiąca należna będzie zaliczka według wyższej stawki – 32% od pełnego dochodu, trzeba ustalić miesiąc przekroczenia kwoty 120 000 zł. Należy od części dochodu, która nie przekroczyła tej kwoty, pobrać jeszcze tę niższą zaliczkę, a od nadwyżki ponad tę wartość naliczyć już 32%. Od następnego miesiąca natomiast będzie już należna jednolita stawka 32%. Oznacza to, że za miesiąc z przekroczeniem fiskus szybciej otrzyma wyższą zaliczkę, bo obliczoną i pobraną według obu stawek.

Lista płac za październik 2023 r.

14. Lista płac dla pracownika, który przekroczył tzw. limit 30-krotności

Roczna podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe podlega ograniczeniu do kwoty odpowiadającej 30-krotności prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej na dany rok kalendarzowy, określonego w ustawie budżetowej.

Limit 30-krotności na 2023 r. wynosi 208 050 zł, co wynika z podwyżki przyjętego prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia na 2023 r. (które ustalono w wysokości 6935 zł). Od nadwyżki ponad ten limit składki emerytalna i rentowa, jak również na FEP, nie powinny być przez płatnika naliczane i odprowadzane. Nie dotyczy to jednak składek na pozostałe ubezpieczenia i fundusze, tj.: chorobowe, wypadkowe, zdrowotne, Fundusz Pracy i FS oraz FGŚP. Te nadal powinny być opłacane na ustawowych warunkach. Okres nieopłacania składek z powodu przekroczenia rocznej podstawy wymiaru składek jest traktowany jak okres ubezpieczenia. Informację o przekroczeniu rocznej podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe płatnik zawiera w imiennym raporcie rozliczeniowym ZUS RCA. Sporządzając raport za pracownika, za którego nie opłaca się składek emerytalnej i rentowych, w polu 02 bloku III.B („Informacja o przekroczeniu rocznej podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe”) należy wpisać cyfrę „2” – jeśli informację o przekroczeniu przekazuje pracodawca jako płatnik składek, a nie ZUS czy sam ubezpieczony.

Płatnikiem składek ubezpieczeniowych pracowników jest pracodawca. To on oblicza, potrąca z ich dochodów, rozlicza oraz opłaca należne składki za każdy miesiąc kalendarzowy. Ma też obowiązek składania we właściwym terminie deklaracji zbiorczych oraz imiennych raportów miesięcznych za każdego zatrudnionego. Jeżeli jest jedynym pracodawcą dla danego pracownika, to na podstawie własnej dokumentacji płacowej ma możliwość sprawdzania na bieżąco wysokości wynagrodzenia w zakresie kontroli limitu 30-krotności (narastająco od początku roku). Gdy z dokumentacji płacowej płatnika wynika, że w danym miesiącu następuje przekroczenie kwoty ograniczenia, płatnik oblicza i przekazuje składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe tylko od tej części podstawy wymiaru składek, która nie spowoduje przekroczenia kwoty ograniczenia. Począwszy od następnego miesiąca, płatnik zaprzestaje w ogóle opłacania składek emerytalnej i rentowej.

Rozliczenie przychodu za listopad 2023 r.

15. Rozliczenie zleceniobiorcy, który przekroczył tzw. limit 30-krotności i ograniczenie miesięcznej podstawy składki chorobowej

Zleceniobiorców podlegających ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym również dotyczy limit 30-krotności. Nie jest to jedyne ograniczenie, jeśli zleceniobiorca przystąpił również do ubezpieczenia chorobowego. Ustalając podstawę wymiaru składek emerytalnej i rentowych oraz chorobowej, należy pamiętać o:

● rocznym ograniczeniu podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe oraz

● miesięcznym ograniczeniu podstawy wymiaru składki na ubezpieczenie chorobowe.

Podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia chorobowe i wypadkowe zleceniobiorcy stanowi podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe tej osoby, bez stosowania ograniczenia rocznej podstawy wymiaru składek (tzw. limitu 30-krotności). Jednak podstawa wymiaru składki na ubezpieczenie chorobowe w danym miesiącu nie może być wyższa od 250% prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej na dany rok kalendarzowy, określonego w ustawie budżetowej. W 2023 r. (od stycznia do grudnia) limit miesięczny podstawy wymiaru składki chorobowej wynosi 17 337,50 zł (6935 zł × 250%).

Rozliczenie przychodu za wrzesień 2023 r.

IX. Pracownicze plany kapitałowe

Obowiązkiem pracodawcy jest zawarcie 2 rodzajów umów:

● zarządzanie PPK,

● prowadzenie PPK.

Do zawarcia umowy o zarządzanie PPK w postaci elektronicznej jest obowiązany podmiot zatrudniający co najmniej jedną osobę, w imieniu której, zgodnie z przepisami ustawy, musi zawrzeć umowę o prowadzenie PPK w ustawowym terminie.

Z kolei stronami umowy o prowadzenie PPK są:

● osoba zatrudniona i

● instytucja finansowa, z którą podmiot zatrudniający zawarł umowę o zarządzanie PPK.

Na podstawie tej umowy przyjmowane są składki i wypłaty transferowe, które następnie będą przeliczane na jednostki uczestnictwa w funduszach inwestycyjnych.

Umowy o prowadzenie PPK nie są zawierane w imieniu i na rzecz osoby zatrudnionej, która najpóźniej w pierwszym dniu zatrudnienia ukończyła 70 rok życia. Natomiast umowy na rzecz osoby zatrudnionej, która ukończyła 55 rok życia, a nie ukończyła 70 roku życia, są zawierane wyłącznie na jej wniosek.

1. Podmioty wyłączone z PPK

Ustawa o PPK nie ma zastosowania m.in. do:

● mikroprzedsiębiorcy, o którym mowa w art. 7 ust. 1 pkt 1 ustawy – Prawo przedsiębiorców, jeżeli wszystkie osoby zatrudnione złożą podmiotowi zatrudniającemu deklarację o rezygnacji z oszczędzania w PPK,

● podmiotu będącego osobą fizyczną, który zatrudnia, ale w zakresie niezwiązanym z działalnością gospodarczą tego podmiotu, osobę fizyczną, w zakresie niezwiązanym z działalnością gospodarczą tej osoby.

Ustawa zakłada dobrowolność oszczędzania w PPK. Jednak jeśli pracownik czy też zleceniobiorca nie będzie zainteresowany odprowadzaniem składek do PPK, musi złożyć pisemną deklarację podmiotowi zatrudniającemu, o czym ten – najpóźniej w ciągu 7 dni – poinformuje wybraną instytucję finansową.

Deklaracja o rezygnacji będzie ważna tylko przez 4 lata. Po tym okresie nastąpi ponowne odprowadzanie składek do PPK za tego uczestnika. Jeśli ten znowu zechce zrezygnować z uczestnictwa w funduszu – będzie musiał odnowić deklarację rezygnacji. Deklaracje rezygnacji z dokonywania wpłat do PPK złożone dotychczas obowiązują do 28 lutego 2027 r. Po tej dacie osoby, które nadal nie będą chciały uczestniczyć w programie PPK, będą musiały złożyć ponownie ten dokument.

2. Finansowanie składek

Składki podstawowe na PPK są współfinansowane przez podmiot zatrudniający i uczestnika. Jednak zarówno uczestnik, jak i pracodawca mogą zadeklarować wnoszenie składek dodatkowych.

Podstawowa składka na PPK jest pokrywana:

● przez podmiot zatrudniający – w wysokości 1,5% wynagrodzenia,

● przez uczestnika – w wysokości 2% wynagrodzenia. Wpłata uczestnika PPK może wynosić mniej niż 2% wynagrodzenia (ale nie mniej niż 0,5% wynagrodzenia), jeżeli jego wynagrodzenie osiągane z różnych źródeł w danym miesiącu nie przekracza kwoty odpowiadającej 1,2-krotności minimalnego wynagrodzenia (od 1 stycznia 2023 r. – 4188 zł, od 1 lipca 2023 r. – 4320 zł).

Z kolei składka dodatkowa może być zadeklarowana:

● przez podmiot zatrudniający – do wysokości 2,5% wynagrodzenia,

● przez uczestnika – do 2% wynagrodzenia.

Podstawą naliczania wpłat jest „wynagrodzenie”, czyli podstawa wymiaru składek na ubezpieczenie emerytalne i rentowe uczestnika PPK, bez stosowania tzw. limitu 30-krotności oraz z wyłączeniem podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe osób przebywających na urlopie wychowawczym oraz pobierających zasiłek macierzyński lub zasiłek w wysokości zasiłku macierzyńskiego.

Składka w części finansowanej przez pracodawcę nie stanowi podstawy wymiaru składek na ZUS. Natomiast podlega opodatkowaniu. Przychód po stronie pracownika z tego tytułu powstaje w miesiącu, w którym wpłata do PPK faktycznie zostanie przekazana do wybranej instytucji finansowej.

Wpłaty finansowane przez podmiot zatrudniający są obliczane, a wpłaty finansowane przez uczestnika PPK są obliczane i pobierane od uczestnika PPK w terminie wypłaty wynagrodzenia w firmie. Wpłat dokonuje się w terminie do 15 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym zostały obliczone i pobrane.

3. Obliczanie, pobieranie i przekazywanie wpłat PPK do instytucji finansowej

Od pierwszego wynagrodzenia (i każdego kolejnego) wypłaconego po zawarciu umowy o prowadzenie PPK, w terminie wypłaty wynagrodzenia należy obliczyć i pobrać wpłaty do PPK, a następnie przekazać je do instytucji finansowej w terminie od 1 do 15 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym zostały obliczone i pobrane.

4. Konsekwencje niedopełnienia obowiązku wdrożenia PPK

Pracodawca, który nie dopełni obowiązku zawarcia umowy o PPK w ustalonym terminie, podlega karze grzywny w wysokości do 1,5% całego funduszu wynagrodzeń podmiotu zatrudniającego w roku obrotowym poprzedzającym rok popełnienia czynu zabronionego. Podobna kara jest przewidziana za nakłanianie do rezygnacji z oszczędzania w PPK.

Karze grzywny w wysokości od 1000 zł do 1 000 000 zł podlega pracodawca, który:

● nie zawrze umowy o prowadzenie PPK,

● nie będzie dokonywać wpłat na PPK,

● nie będzie prowadził stosownej dokumentacji lub

● będzie podawał nieprawdziwe dane w sprawie PPK.

X. Podsumowanie

1. System wynagradzania może być czasowy, akordowy lub prowizyjny.

2. Obliczając wynagrodzenie za niepełny miesiąc, należy stosować różne sposoby ustalania wynagrodzenia w zależności od tego, czy nieobecność w pracy wynika z choroby czy też innego usprawiedliwionego powodu (np. urlop wypoczynkowy, opiekuńczy, wychowawczy, bezpłatny).

3. Wypłaty wynagrodzenia za pracę dokonuje się co najmniej raz w miesiącu, w stałym i ustalonym z góry terminie.

4. Jeżeli pracownik nie ma wyodrębnionego wynagrodzenia wynikającego ze stawki jego zaszeregowania, określonego w stałej stawce miesięcznej lub godzinowej (system akordowy, prowizyjny), wówczas obliczając dodatek za pracę nadliczbową, należy postępować zgodnie z zasadami obowiązującymi przy ustalaniu wynagrodzenia za urlop.

5. Przy potrąceniach ustawowych z wynagrodzenia za pracę kwoty wolne mogą przyjmować różne wartości, gdyż zależą one od indywidualnych uprawnień pracownika m.in. do kosztów uzyskania przychodu, kwoty zmniejszającej podatek czy uczestnictwa w PPK.

6. Pracownicy, zleceniobiorcy mogą korzystać z kilku ulg oraz zwolnień podatkowych, m.in. z zerowego PIT dla osób w wieku do 26 lat, dla rodzin z co najmniej 4 dzieci, dla pracujących seniorów oraz z ulgi relokacyjnej.

7. Od 1 stycznia 2023 r. pracownicy mogą złożyć wniosek o niepobieranie miesięcznych zaliczek na podatek, jeśli przewidują, że ich roczny dochód nie przekroczy kwoty wolnej od podatku – 30 000 zł.

8. W 2023 r. dwukrotnie wzrosło wynagrodzenie minimalne za pracę oraz minimalna stawka godzinowa dla zleceniobiorców: od 1 stycznia 2023 r. wynosiły odpowiednio 3490 zł i 22,80 zł, a od 1 lipca 2023 r. – 3600 zł i 23,50 zł.

9. Od 1 stycznia 2023 r. zleceniobiorcy również mogą złożyć płatnikowi oświadczenie PIT-2 o stosowaniu kwoty zmniejszającej podatek.

10. Do prawidłowego sporządzenia listy płac potrzebne są dokumenty pomocnicze, np. zaświadczenia, oświadczenia, ewidencje czy wnioski.

11. Pracownicy, którzy nie zechcą przystąpić do PPK, muszą złożyć pracodawcy deklaracje o rezygnacji z uczestnictwa, które ważne są zasadniczo przez 4 lata.